Le 8 août 2010 - de

Comment Google Docs m’a aidé à organiser mon mariage

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Avec les effets combinés de la fatigue et du stress, mon cerveau a tendance à ressembler à du gruyère. J’oublie des choses. Des prénoms, bien sûr, mais aussi des rendez-vous ou des choses à faire, comme par exemple de mettre de l’essence dans la voiture*.

Et comme pour le mariage, j’ai à la fois plein de choses sur le feu, du stress et de la fatigue, j’ai développé tout un système à base de listes et de tableaux pour m’aider à rester saine d’esprit.

Ces derniers temps, Excel est devenu mon meilleur ami. Ou plutôt son cousin germain sur Google Docs.**

J’ai tout un tas de documents et de listes plus ou moins utiles, mais les 3 que je voudrais partager avec toi aujourd’hui me semblent tout à fait indispensables pour organiser sereinement un mariage et tout caler avant le jour J.

Même si ton cerveau à toi n’a pas été grignoté par la petite souris du stress.

Invités – Ce fichier Excel liste tous les invités avec leur adresse. C’est ici qu’au fur et à mesure des préparatifs j’ai noté à qui j’avais envoyé les Save-the-Date et les invitations, qui m’avait répondu et pour combien de personnes. C’est à partir de ce fichier qu’aujourd’hui je peux donner un nombre de convives exact au traiteur et un nombre d’enfants aux babysitters. Le fait de pouvoir le partager le fichier avec nos parents a été très utile au début pour débattre de la liste des invités, puis ensuite pour rassembler toutes les adresses pour l’envoi des faire-parts.

Budget - Tout simple, ce tableau Excel nous a permis de savoir grosso modo combien il nous fallait rassembler pour pouvoir tout payer et il permet en temps réel de savoir ce qu’il reste à payer. A l’occasion, ce fichier est aussi très efficace quand on veut s’autoflageller parce qu’on n’est pas tout à fait resté dans le budget alloué au début. Autant dire que c’est le fichier que j’aime et consulte le moins.

Mais il est très utile pour nous garder les pieds sur terre.
Bon ok, surtout moi.

Fil conducteur – C’est un fichier qui étonne un peu les gens à qui je le montre. Même ma wedding planner s’est gentiment moqué du niveau de détail de ce fichier. N’empêche qu’avec ce tableau, je sais exactement ce qui doit être fait à quel moment et à qui ça a été délégué, sur quoi je peux compter et pour quoi je dois encore stresser un peu. C’est notamment avec ce fichier que je me suis rendue compte que ma belle-mère ne pouvait pas garder ma fille pendant les photos puisqu’elle était déjà en train d’installer la salle au même moment. Et surtout, c’est avec ce fichier que j’ai pu convaincre M. Dentelle qu’il allait vraiment falloir se lever à 8h grand max le jour du mariage pour pouvoir faire tout ce qu’on avait prévu.

Et crois-moi, pour faire lever M. Dentelle aussi tôt, il faut des arguments béton.

Pour utiliser les documents dans Google Docs, il suffit de faire Fichier > Créer une copie. Tu peux aussi le télécharger sur ton ordinateur en version Excel. Dans les deux cas, tu pourras ensuite le modifier pour l’adapter à tes besoins.

Et toi, tu utilises quoi comme outils d’organisation pour ton mariage ? Ils ressemblent à quoi tes tableaux Excel ?

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* Pas plus tard que ce soir, j’ai encore failli tomber en panne d’essence : « Ah tiens, un voyant rouge. Oh mince, c’est celui de l’essence. Depuis combien de temps il est allumé, celui-là ? Vite vite, une station serviiiiiice ! »

** Parce qu’un bon document d’organisation est surtout un document sur lequel on peut compter ! Donc soit tu le sauvegardes très (très très) régulièrement (et sur plusieurs clés USB), soit tu le laisses chez Google qui s’occupera des sauvegardes pour toi. Si en plus tu peux partager ton document avec d’autres personnes et que les versions successives sont toutes enregistrées automatiquement, c’est le bonheur.

Et oui, tu peux faire tout ça avec Google Docs parce que Google Docs, c’est génial.
Et non, je ne suis même pas payée par Google pour dire ça. (Même si ça ne me déplairait pas. Monsieur Google, si tu me lis…)