Le 12 août 2011 - Par

{Le best-of de l’été} Embaucher un wedding planner ou pas ?

Les préparatifs

Les vacances continuent (toujours sous le soleil, na na na nèreu) alors aujourd’hui, je t’ai ressorti un petit billet d’avril 2010 dans lequel j’avais fait la liste de toutes les raisons qui justifiaient que nous avions besoin d’un wedding planner. Avec le recul, je pense que cette liste était très utile. Au final, ma wedding planner n’a bien sûr pas tout fait toute seule. D’autres personnes étaient chargées de faire certaines des tâches en particulier. Mais le fait d’avoir une personne autre que moi qui soit en charge de la coordination et à qui je puisse déléguer mon stress pour la journée, c’était vraiment indispensable !

D’ailleurs, si je ne devais te donner qu’un seul conseil, ô toi future mariée : si tu n’as pas de wedding planner, ce n’est pas grave, mais il te faut absolument déléguer un maximum le contrôle, ce jour-là. Aide-toi de cette liste et trouve-toi une personne de confiance (ta mère, une copine, le cousin bidule qui est chef de projet dans la vraie vie) qui pourra coordonner tout ça pendant que toi tu feras le plus important : te marier !

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En général, M. Dentelle et moi tombons facilement d’accord sur ce que nous voulons pour ce mariage. Parfois c’est évident, comme quand on a trouvé l’idée des bottes de paille pour la cérémonie. Parfois cela prend plus de temps : on doit lire des centaines de textes pour trouver le bon. Mais on finit la plupart du temps par être d’accord sans trop d’efforts.

Puis est arrivé le moment de décider si on voulait embaucher un wedding planner.

Je t’explique : je suis contente de m’occuper de tous les préparatifs avant mariage. Chef de projet, c’est mon métier dans la « vraie vie », donc gérer la masse de tâches et vérifier que tout est calé, je sais faire, et accessoirement, j’adore ça. Pour rien au monde je voudrais embaucher un wedding planner pour le faire à ma place.

En revanche, je sais qu’il y aura aussi besoin de quelqu’un pour coordonner tout le jour du mariage. Et ce rôle-là, je n’en veux pas !* J’ai envie de pouvoir profiter du weekend.

« Il faudrait quelqu’un pour répondre aux questions qui ne manqueront pas d’être posées. Et pour vérifier que tout est en place. Et pour faire… enfin tout quoi ! » Voilà comment j’ai présenté ça à M. Dentelle. Ouais, pas top, comme pitch, tu peux le dire.

« Ah non ! J’ai pas envie qu’il y ai quelqu’un qu’on ne connaît même pas qui nous suive sans arrêt. Les témoins vont nous aider. Ou Beau-Frère Dentelle**. Ca va bien se passer, tu verras. » m’a-t-il répondu.
« Non, mais ce serait mieux que les témoins puissent s’amuser à notre mariage, tu ne crois pas ? »
« Mais y aura pas tant de choses à faire que ça, si ? Je suis sûr qu’ils seront d’accord pour aider ! »
« Mais, si ! Y en aura plein, des trucs à faire ! »
« Comme quoi ? »

Sur le coup je n’ai pas trouvé d’exemples à lui donner donc j’ai botté en touche. Mais un peu plus tard, j’ai fait la liste. Et elle n’est pas courte. Je te l’ai copiée en bas de ce post. Vas-y, tu peux aller la lire, je t’attends.

Da dida didam.
C’est bon, t’as tout lu ?

La réaction de M. Dentelle ? « Ah oui, tu veux un clone de toi pour tout contrôler à distance et surveiller tout le monde, quoi ! »

Et vlan, prend ça dans les dents.

C’est vrai, abandonner le contrôle et faire confiance, ce n’est pas ce que je fais le mieux… Alors en allant soigner ma dent et mon égo meurtri dans un petit coin, je me suis dit qu’il avait peut-être raison, que c’était l’occasion pour moi de travailler sur la confiance, que tout se passerait certainement bien, même si pas exactement comme je l’envisageais.

Et j’ai abandonné l’idée du wedding planner.***

Et toi, tu as embauché un wedding planner ? Qui est-ce qui s’occupe de la coordination, le jour de ton mariage ?

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Pssst… Pour info, j’ai eu M. Dentelle à l’usure et nous avions un wedding planner le jour du mariage ! Et si tu veux, tu peux aussi télécharger le fil conducteur qui a permis à chacun de savoir ce qui se passait, quand et où.

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* En tous cas pas pour mon mariage. J’adorerai faire ça pour le mariage de quelqu’un d’autre !

** Beau-Frère Dentelle, c’est son joker préféré. Il me le sort à toutes les sauces. Il faut quelqu’un pour aller chercher le château gonflable ? Beau-Frère Dentelle pourra le faire ! Il faut quelqu’un pour servir les petits fours au vin d’honneur ? Beau-Frère Dentelle pourra le faire ! Il faut quelqu’un pour vérifier qu’il y a encore du papier toilettes dans les WC ? Ouais, c’est Beau-Frère Dentelle qui s’y collera aussi.

*** En lisant ce billet avant que je le publie, M. Dentelle me dit « Ah oui, c’est pour ça que t’as abandonné l’idée d’avoir un wedding planner ? Parce que t’étais toute mal ? Bin mince alors… Et si on demandait à Beau-Frère Dentelle de faire wedding planner ? »
Ca ne s’invente pas…

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Liste des trucs que ferait un wedding planner

Globalement :
- nous permettre de rester plus ou moins à l’heure sur le planning dans la journée et ne pas se retrouver encore à table à 2h du mat (alors qu’il faut arrêter de danser à 4h30…)
- vérifier que la photographe est bien là où il faut être pour pouvoir prendre les photos qu’on veut
- être là pour répondre aux questions des gens à qui on aura délégué des tâches en particulier (pour que personne ne nous appelle sur notre portable – et par exemple que tu ne passes pas une partie de ton repas, comme un de nos copains qui s’est marié récemment, à essayer de joindre le gars de la navette pour vérifier qu’il allait effectivement arriver)
- être là pour gérer ce qui pourrait ne pas aller according to plan (et il y aura forcément des choses)

Lors des préparatifs :
- vérifier que tout le monde a bien eu à manger et à boire
- vérifier que tous le monde a bien son bouquet, sa fleur de boutonnière, etc.
- vérifier que les enfants sont bien habillés et prêts

Cérémonie :
- vérifier que la déco de la cérémonie est bien en place et que tout ce qu’il faut est là (de quoi planter l’arbre, notamment)
- vérifier que la sono de la cérémonie fonctionne et que tous les instruments éventuellement nécessaires sont là
- vérifier qu’il y a quelqu’un pour donner les livrets de cérémonie quand les gens arrivent
- vérifier que quelqu’un a bien les alliances
- vérifier qu’il y a bien de l’eau à côté du « pupitre » pour l’officiant si besoin, et qu’il y a bien des copies des textes à lire aussi
- vérifier que les enfants d’honneur sont bien au bon endroit au bon moment (coordonner avec les mères et/ou grand-mères des gamins)
- prévenir l’officiant et/ou le(s) musicien(s) que c’est le moment de démarrer (une fois que tous les invités sont là et que nous, les témoins et le cortège sommes prêts)
- « lancer » les gens (témoins, cortège, nous, etc.) lors de la procession pour qu’ils partent au bon moment
- être là pour vérifier que ma robe est bien installée derrière et que j’ai pas une grosse tache, une feuille ou plein de plis sur ma robe avant de rentrer pour la cérémonie

Vin d’honneur :
- vérifier que tout est bien en place pour le vin d’honneur, bouffe, déco et animations
- vérifier régulièrement l’état des toilettes (pour qu’il y ait tjs du papier par exemple)
- vérifier que les gens ont bien un plan d’accès pour aller sur le lieu de la réception
- vérifier que les voitures ont bien été décorées y compris la voiture des mariés
- vérifier que la voiture a bien assez d’essence pour arriver jusqu’au lieu de la réception
- donner le top départ pour faire partir le cortège de voiture

Cocktail :
- Vérifier que tout est bien installé pour le cocktail y compris la déco
- décider de rentrer le cocktail en cas de pluie
- vérifier que le photobooth est bien installé et que ça fonctionne bien
- repasser périodiquement vérifier que le photobooth fonctionne toujours bien
- venir chercher les gens quand c’est l’heure de passer à table
- rassembler tout le monde pour une photo de groupe (si on en veut une)
- diriger gentiment les gens vers le photobooth (qui fait office de livre d’or aussi donc on veut que tout le monde y soit allé)

Réception :
- vérifier que tout est ok pour l’orchestre, qu’il ne leur manque rien, qu’ils ont à bouffer, etc.
- donner le top pour le lancement du bouquet
- vérifier que le traiteur est bien installé, pas en retard, qu’il a tout ce qu’il lui faut
- installer et/ou vérifier l’installation des tables selon le plan de table et de la déco sur les tables
- allumer les bougies quand il fait nuit dehors pour les bougies dehors et quand on passe à table pour les bougies dedans
- rentrer le photobooth et le réinstaller à l’intérieur
- vérifier que les enfants ont bien à manger (surtout si on fait nous-même le repas des gamins comme on avait dit et que c’est pas le traiteur qui s’en occupe)
- vérifier que les enfants sont bien installés pour dormir si besoin (faire coordination avec la/les babysitter)
- vérifier qu’on est là où on a besoin d’être quand les témoins feront leurs animations (pour pas que je me retrouve en train de m’occuper de la petite à un moment intéressant)
- payer les serveurs (il faut le faire le soir même)
- vérifier que le traiteur fait bien son boulot (qu’il y a assez d’alcool sorti notamment, surtout en fin de soirée)
- vérifier qu’il y a bien des éthylotests dispo toute la soirée
- vider l’urne régulièrement pendant la soirée (des enveloppes avec des chèques et de l’argent, vaut mieux pas que ça reste sans surveillance)