Episode 6 : Trouver ses prestataires en un temps record !

J’ai longtemps réfléchi à faire plusieurs chroniques pour te raconter comment j’ai trouvé mes différents prestataires et je suis rendue compte que tout est allé très vite, alors je vais te faire un condensé de ma recherche de prestataires en une seule chronique. Efficacité, quand tu nous tiens !

Tu l’ignores probablement, mais je voue une passion toute particulière aux listes, aux plannings et rétroplannings. L’organisation, j’adore ça ! Alors pour trouver mes prestataires, il a évidemment fallu établir des listes de critères très précises sur ce que je voulais et ne voulais pas.

La recherche du traiteur

Le lieu de réception était déjà trouvé et réservé, je me suis donc mis en quête de chercher le traiteur : si je peux te donner un conseil, c’est beaucoup plus simple quand on sait ce qu’on veut (et il faut dire que de ce côté-là, j’ai quelques facilités hihi).

Pour le traiteur je voulais donc (entre autres) :

  • Un cocktail assez long pour laisser le temps aux invités de faire connaissance, de papoter, de faire des photos,
  • Un service à table,
  • Un trou normand parce que ma foi, c’est bien sympa,
  • Un serveur pour deux tables, c’est-à-dire pour 20 personnes afin que les invités ne trouvent pas le temps trop long durant le service/débarrassage,
  • La vaisselle et le nappage inclus dans le prix,
  • Une présence jusqu’à 1h du matin sans supplément au cas où il y aurait un peu de retard,
  • Un budget de 55€ par personne maximum, vin d’honneur inclus.

Cocktail

Crédits photo (creative commons) : NathWhitePhotography

Une fois ma liste établie, il était beaucoup plus facile d’éliminer certains prestataires. Celui que nous avons retenu propose en effet tout ce que l’on souhaitait. Nous avons lu tous les commentaires qui le concernait sur les sites proposant des annuaires de prestataires et avons programmé une dégustation quelques jours après. Mes papilles ont remercié mon côté accro aux listes de critères. Tout était parfait, les pièces du cocktail étaient raffinées et délicieuses.

Cerise sur le gâteau, il propose trois animations gourmandes préparées devant les convives durant le vin d’honneur : foie gras cuit sur place, quenelles de brochet et son coulis de homard, ravioles de Royan aux pleurotes, rien que d’écrire ces lignes, j’en ai l’eau à la bouche ! Deux cocktails sont également inclus dans le prix.

Petit conseil : si ton traiteur propose également la boisson durant le vin d’honneur, demande quelle quantité il prévoit par personne. Pour certains traiteurs, c’était deux verres par personne uniquement ! Etant donné ma peur de manquer, je les ai éliminés d’office ! Dans notre cas, les deux cocktails sélectionnés (un cocktail brésilien à la Cachaça, jus d’ananas, sucre de canne, citron vert, et Perrier et une Framboisine) seront servis sans limitation sur la durée du vin d’honneur. Et pour ne rien gâcher, le feeling est très bien passé avec ce prestataire, ce qui a fait que l’on n’a pas hésité une seconde à le sélectionner.

Pour le traiteur, c’était ok 3 semaines après la demande en mariage !

Et la musique dans tout ça ?

Mon frère étant DJ pour Serenity Animation (basé en Bourgogne), je savais exactement quel style je voulais pour la musique. Evidemment je veux que mon frère s’amuse ce jour-là, donc pas question de lui confier cette tâche. D’ailleurs, si ça intéresse certaines, je peux vous donner ses coordonnées, il est top (et je suis totalement objective).

J’ai établi une énième liste pour la musique du mariage :

  • Je ne voulais pas d’un DJ « kéké »,
  • Je voulais une personne capable de faire danser toutes les générations,
  • Capable de vite changer de style si la piste se vide d’un coup,
  • Une personne qui n’a pas sa playlist établie mais qui s’adapte à son public,
  • Une personne discrète quand il faut, qui n’intervient pas toutes les deux secondes,
  • Un budget de 500€ pouvant aller jusqu’à 600€ en cas de coup de cœur.

DJ

Crédits photo (creative commons) : Designatic

Après quelques éliminations uniquement basées sur des sites internet pas très accrocheurs, nous sommes tombées sous le charme d’un jeune DJ qui me rappelle beaucoup mon frère, c’est peut-être pour ça que nous l’avons choisi. Il a su nous expliquer sa façon de travailler, nous a indiqué que si nous le souhaitions il pouvait venir installer son matériel la veille afin de vérifier que tout est ok et d’avoir le temps de se retourner en cas de problème. Cela m’a rassurée et nous avons décidé de le sélectionner quelques minutes seulement après notre rendez-vous. Cela dépassait un peu notre budget mais nous prévoyions d’économiser sur d’autres postes. C’est une affaire qui roule !

Sur quel prestataire pouvions-nous économiser ?

Tu l’as sans doute beaucoup lu ou entendu, tout ce qui reste après le mariage, ce sont les photos ! À mon grand regret, nous n’avons pas de budget pour un vidéaste, mais je tenais à avoir un photographe. La recherche fut un peu plus compliquée. Tout d’abord, parce qu’il y a énormément de choix, et surtout, parce que je n’imaginais pas encore que le prix pouvait être aussi élevé. Quand on y repense, tout le travail de retouches qui est fait après le mariage est très minutieux et prend du temps, c’est donc normal que les prix soient élevés.

Je n’avais pas vraiment de critères pour le photographe, je souhaitais simplement :

  • une personne avec qui le feeling passe bien,
  • que je sois sous le charme du travail qu’il a déjà réalisé,
  • une présence dès les préparatifs, jusqu’à la fin du vin d’honneur,

Couple au couché de soleil

Crédits photo (creative commons) : DigitlMarketingAgency

Une première rencontre nous a vite fait déchanter :

Le book qu’il nous présente montre des photos très posées avec des fonds comment dire… très années 80 ! Puis il nous demande s’il peut vendre des clichés à nos invités durant le repas. Tu comprendras que nous ne sommes pas allés plus loin…

Une deuxième rencontre nous a un peu plus séduits :

Il semblait beaucoup plus professionnel, mais pas très à l’écoute car il a plus parlé que nous durant ce rendez-vous, il ne savait donc pas ce que nous souhaitions. Et puis l’idée d’avoir un prestataire qui papote toute la journée ne nous enchantait pas vraiment.

C’est là qu’une idée m’est venue :

Il y a trois ans lors des fiançailles de mon frère, ils avaient engagé une jeune photographe qui était encore étudiante à ce moment-là, et qui était donc très peu chère. J’avais beaucoup aimé les photos qu’elle avait faites, certaines posées et d’autres (magnifiques) prises sur le vif (il faut dire que je n’y connais pas grand-chose, mais tant que ça me plait, c’est le plus important non ?).

Je l’ai donc contactée, elle est en fin d’études et vient tout juste de se mettre en auto-entrepreneur. Un premier rendez-vous téléphonique et nous étions sûrs de notre choix, et il faut dire que le prix qu’elle propose est imbattable pour une présence dès le matin et ce, jusqu’à l’arrivée du dessert !

Et la décoration ?

Nous allons tout faire nous-même, beaucoup de DIY que je te montrerai très bientôt, mais nous souhaitions tout de même avoir des fleurs. Nous avons la chance de connaitre une fleuriste, une amie de la famille de Monsieur R. et qui est invitée au mariage, elle s’occupera donc de cette partie. Je lui ai exposé tout ce que je voulais (toujours avec mes listes et planches d’inspiration), et elle était plutôt enchantée de voir que l’on savait exactement ce qu’on voulait. C’était beaucoup plus simple pour elle !

Lorsque nous aurons reçu toutes les réponses de nos invités et auront une idée du nombre d’enfants présents au mariage, nous comptons prendre une baby-sitter pour les occuper et surveiller ceux qui dorment. Nous espérons que le bouche à oreille fera son job pour cette partie un peu laissée de côté pour le moment.

Si je peux te donner un conseil, avant de chercher tes prestataires, réfléchis bien à ce que tu veux, et aussi à ce que tu ne veux surtout pas, pense à demander un devis précis incluant les heures d’arrivée et de départ, ainsi que les frais de déplacement. Par exemple, dans le cas de notre traiteur, nous nous sommes engagés à avoir 100 invités adultes minimum, car pour lui, cela n’est pas rentable en-dessous. Si nous avons beaucoup de désistements à la dernière minute, nous réglerons quand-même pour 100 mais nous avons pu négocier pour qu’il nous fasse quelques salades et plateaux de charcuterie pour le brunch du lendemain si jamais nous étions moins de 100, car cela implique que nous paierions pour des invités qui ne seraient pas présents.

Concernant le photographe, pense à demander sur quel support tu auras tes photos, si tu as les droits dessus, et ce que tu dois payer si tu veux des photos en plus.

Et toi, comment se passe ta recherche de prestataires ? Ils ont vite été sélectionnés ou tu as dû en rencontrer plusieurs pour faire ton choix ? Raconte !


Crédits photo : Petit Mariage entre Amis

Pssst ! Tu as vu la nouveauté de Petit Mariage entre Amis ? Ce sont les « Petits Tattoos » ! Nous sommes totalement conquises chez Mademoiselle Dentelle : c’est une chouette idée à retenir pour une animation originale le jour J ! Regarde vite par ici !



12 commentaires sur “Episode 6 : Trouver ses prestataires en un temps record !”

  • Ah ma copinette de l’organisation 🙂 ici aussi c’était plié en quelques semaines en sachant que sans traiteur c’est déjà une bonne partie de faite … Pour les photos, c’est aussi un photographe que nous connaissons et qui a déjà assurer des mariages mixtes comme le nôtre et qui sait très bien capter ce mélange de culture ! C’est bien d’avoir des contacts ça permet d’aller à l’essentiel sans s’éparpiller !

    • Hé oui copinette de l’organisation, je suis d’accord, rien ne vaut le réseau! 🙂 on se pose moins de question, et ça aide à se rassurer!

  • Chez nous aussi, ce fut assez rapide finalement pour trouver nos prestataires.
    La photographe est également nouvelle dans le métier des photos de mariage, et finalement j’aime encore + ça car elle n’a pas d’idées pré-conçues et n’essaie pas de forcer.
    Et le + c’est son prix, imbattable par rapport aux autres qui me proposaient 1500 euros pour 500 photos. à j’ai autant de photos qu’elle aura prise, et sa présence du matin jusqu’au dessert (comme toi en fait !)

    Forcément avec une bonne dose d’organisation et des listes à n’en plus finir, c’est déjà beaucoup plus fluide =) Bravo ma belle !

    • Merci Mlle Idées 🙂 notre photographe nous facture 400€ donc par rapport à tous les devis qu’on a vu, c’était imbattable et en plus on sait que son travail nous plaît!

  • « Puis il nous demande s’il peut vendre des clichés à nos invités durant le repas. » encore tu as du bol, il a demandé. On est en plein dans nos recherches, et un photographe contacté inclut la « retape » auprès des invités, et ce n’est pas optionnel! Son argument: « oui mais les invités sont contents, ils aiment bien acheter des photos! » euh comment te dire que…non?

    • J’avoue que je ne savais même pas que ce genre de pratique existait! Je trouve ça tellement indélicat de demander ça et encore plus de l’imposer

  • J’admire ton organisation. Surtout pour le traiteur. Si j’avais aussi déterminé plus clairement ce qu’on voulait peut-être que ça aurait été moins compliqué.
    C’est clair que le photographe qui veut vendre ses photos aux invités est super gonflé ! Moi je Oust ! Bye Bye ! Vas chercher tes pigeons ailleurs…
    Et alors au final il t’as fallu combien de temps pour tout boucler ?

    • Merci Mlle Myrtille! 🙂 En fait on s’en occupait les week-ends entre septembre et octobre. En cumulé, je dirais que ça nous a pris une dizaine de jours entre la recherche sur internet et la prise de rdv. C’est surtout pour le photographe que c’était long car on en a vu deux avant de choisir la 3ème. Et comme ça après ça, j’ai pu me consacrer à tout le reste… La suite au prochain épisode 😉

  • Bonjour !
    La description de tes prestataires, en particulier le traiteur, me met l’eau à la bouche !!!!
    Tu es de quelle région ? (au cas où par Zazar..).
    La demande date de samedi pour moi, mais je me mets déjà à chercher (pas non plus envie de perdre du temps !).
    A bientôt et un magnifique mariage !

    • Félicitations à toi!!!! tu vas te mariieeeeeer!!! 😀
      Je suis dans le Rhône, et tu as bien raison de ne pas vouloir perdre de temps! Une fois que tu as la date et la salle, tu peux déjà chercher ton traiteur!

  • Et bien, c’est une affaire qui roule tout ça, c’est top !

    Je ne savais même pas que ça existait, des photographes qui essaient de vendre leurs photos pendant le repas ! Manquerait plus qu’ils vendent des roses avec, aussi !

    Héhé je vois en tout cas que j’ai une copine de la to do list et du rétroplanning compulsif 😉

    • Oups je n’avais pas vu ton message Mlle Peach! Hé oui, j’étais très étonnée de voir que cette pratique existait!
      Ah oui la to do list et moi c’est une grande histoire d’amour 🙂

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