Comment faciliter l’organisation du jour J – Partie 2 : to-do-list, rétroplanning et DIY photos de groupe

Qui dit bonne organisation, dit moins de couacs mais surtout moins de stress le jour J. Alors tu es prête ? C’est parti pour des tableaux Excel à tout va et un peu de DIY !

Rétroplanning et organisation du mariage

Crédit photo (creative commons) : DraCat

Notre « to-do list »

Monsieur Chaton étant super organisé, il a eu l’idée fabuleuse de faire dès le début de l’organisation de notre mariage une « to-do list » sur Google Sheet. Si tu ne connais pas (comme moi avant… je ne suis pas une pro d’Internet je dois te l’avouer), c’est un fichier Excel que tu peux partager avec qui tu veux. Chaque personne ayant le droit d’accès peut modifier le document à sa guise et l’enregistrement se fait automatiquement par le biais d’Internet (par exemple si tu es connectée avec ton futur mari sur deux ordi différents et que lui est en train d’écrire sur le sien, tu pourras le voir faire en direct depuis le tien, et cela même si vous êtes à des milliers de km).

Nous y avons donc mis tout ce que l’on a à faire et tous les prestataires que l’on doit trouver et réserver.

On écrit en rouge ce qui n’est pas du tout commencé (ou prestataire pas du tout trouvé). En orange quand nous avons commencé mais que ce n’est pas terminé (ou prestataire trouvé mais pas encore réservé). Et en vert quand c’est fait (ou prestataire signé). Moi qui fonctionne beaucoup au visuel ça m’aide vraiment à voir l’avancement du planning. Et c’est une super satisfaction de voir le tableau qui tourne de plus en plus vers le vert.

Je te montre ce que ça donne visuellement (oui à ce stade on a déjà bien avancé et il nous reste plus que quelques bricoles) :

Rétroplanning et organisation du mariage

Crédits photo : Photo personnelle

Le rétroplanning

Sur le même principe, à 5 mois du mariage, nous créons un rétroplanning de ce qu’il nous reste à faire et à quel moment il faudrait le faire.

Rétroplanning et organisation du mariage

Crédits photo : Photo personnelle

Fiche détaillée du programme du jour J

À côté de ça, il faut encore prévoir le timing minutieux de la journée du samedi. Je t’avoue que pour cela Kéty, la propriétaire du domaine a été d’une aide précieuse. Elle gère des mariages aux Domaines de Patras depuis quelques années et, au fil du temps, elle a écrit une trame pour aider ses mariés dans leurs préparatifs. Elle nous demande de la remplir et de la mettre à jour afin de lui envoyer quelques semaines avant le mariage. Il y a par exemple sur cette liste la répartition des chambres (je te passe cette partie, mais ça n’a pas été si simple de répartir nos invités pour arriver à caser le plus de monde possible sur le domaine tout en évitant de faire dormir tata Simone dans le même lit que papy Jacques mais nous avons réussi ! Ouf !).

Et plutôt que de te décrire le reste de cette fiche, autant que je te montre :

Rétroplanning et organisation du mariage

Crédits photo : Photo personnelle

Ça peut paraître légèrement militaire aux premiers abords, mais je t’assure que cela nous a été essentiel. Il y a plein de choses auxquelles nous n’aurions pas pensé sans elle. Et surtout elle s’est chargée le jour J de tout coordonner, que ce soit l’installation du traiteur, l’accueil des invités pour les répartir dans les bonnes chambre, la réception de la baby-sitter, ou même donner les enveloppes avec le reste des acomptes aux différents prestataires. (Et j’en oublie beaucoup !)

Cette fiche nous a aussi permis de faire un petit condensé du planning de la journée heure par heure, que nous avons imprimé, fait plastifier et donné à chacun de nos témoins ainsi qu’à Kéty, à ma maman et à notre photographe (comme ça il saura où aller pour capturer chaque moment clé, de notre préparation jusqu’au début de le soirée dansante).

Rétroplanning et organisation du mariage

Crédits photo : Photo personnelle

Au dos de cette feuille, il a une fiche contact avec tous les numéros utiles de toutes les personnes ayant un rôle dans notre mariage. Nous en premier lieu… (on ne sait jamais), nos parents respectifs, nos témoins, chacun de nos prestataires.

Préparer la séance photo de groupe : le DIY

Moi je t’avoue les séances de groupe qui n’en finissent pas, ça m’angoisse un peu. Alors, en me baladant sur le net, je suis tombée sur une super idée pour que ce moment soit fun et efficace. Le principe est de créer un carnet par invité dans lequel il y a inscrit les numéros de groupes photos auxquels il est convié. Par exemple ton Jeannot est invité à faire les photos sur le groupe 2 « famille de la mariée » et sur le groupe 10 « photo de groupe ». Tu peux créer autant de groupes que tu veux. Chaque carnet est totalement personnel. Un invité peut très bien se retrouver sur tous les groupes si tu le souhaites ou juste sur un groupe. Moi j’ai crée 13 groupes, je trouve ça amplement suffisant.

Le DIY est fait par la boutique « Un beau jour« . Tu payes 15 euros si tu veux récupérer le modèle pré-rempli avec ton nom, celui de ton chéri et toutes les mesures. Mais rien ne t’empêche de tout créer toi-même. Moi je t’avoue que je n’ai pas voulu batailler, même avec leur modèle c’est déjà du travail avec la découpe et l’assemblage. Et je n’ai pas regretté, il est très bien fait ! Voilà ce que tu trouves sur leur site afin que tu comprennes mieux ce qu’il te restera à faire une fois le modèle sur mesure téléchargé.

Rétroplanning et organisation du mariage

Crédit photo : Un beau jour

Et voilà ce que donne ma personnalisation, avec du papier doré bien sûr 😉 :

Rétroplanning et organisation du mariage

Crédits photo : Photo personnelle

J’ai aussi personnalisé une petite boîte dans laquelle je vais ranger tous les carnets par ordre alphabétique afin que les invités ne passent pas 3 heures à retrouver leur nom. Je confierai la boîte à un des témoins de Monsieur Chaton afin qu’il fasse la distribution juste avant notre cérémonie laïque.

Rétroplanning et organisation du mariage

Crédits photo : Photo personnelle

J’ai fait du recyclage en bombant une boîte que j’avais eu avec des produits de beauté de chez l’Occitane en Provence. J’ai imprimé sur des papiers autocollants mon texte puis je l’ai découpé grâce à ma Cameo.

Je donnerai une fiche avec tous les numéros noms de groupe à mon photographe afin qu’il s’y retrouver, et M. Sirano, un des témoins de Monsieur Chaton aura une petite ardoise avec une craie afin que tout le monde soit au courant du groupe appelé !! (En mode ring de boxe, tu vois l’esprit ?)

Rétroplanning et organisation du mariage

Crédit photo (creative commons) : congerdesign

J’espère que tout ce travail nous facilitera l’organisation du jour J, que tout fonctionnera au mieux et que nos invités se prendront au jeu !

Et toi, tu aurais tendance à essayer de tout prévoir ou tu te laisses porter et on verra bien le jour J ? Raconte-moi comment tu t’es organisée pour ton grand jour !



10 commentaires sur “Comment faciliter l’organisation du jour J – Partie 2 : to-do-list, rétroplanning et DIY photos de groupe”

  • On a eu presque les mêmes outils d’organisation. Je suis du genre à tout prévoir et à imaginer le pire à l’avance pour pouvoir rebondir en cas de couacs…meme si je sais qu’on ne peut pas tout anticiper.
    Le déroulé détaillé du jour J n’est pas optionnel à mon avis.

    Tres bonne idée pour les photos de groupes. On avait fait une liste, mais il y a eu des soucis le jour J sur ce point là et j’en garde un mauvais souvenir. Si c’était à refaire , il y a des choses que je ferais différemment.

    • Oui je pense qu’en effet ça permet d’être plus serein le jour J ! Et oui ce truc de photo de groupe a été vraiment génial ! j’en parlerai bientôt dans ma chronique du jour J, qu’il faut que je retourne rédiger d’ailleurs 😉

  • Ca a bien marché?
    Franchement ca me tente bien comme idée!!

    Et puis c’est super joli! Je pourrais mettre ca dans mes welcome bags… sauf si les gens n’ouvre pas les WB… sinon l’idée de la boite me plait bien aussi. c’est tellement joli ton motif à la cameo! c’est propre et rapide!!!

    • Franchement si il y a un DIY à faire, je conseille celui la !! C’était parfait, ça s’est super bien enchaîné et pas de perte de temps. Pour avoir assisté à plusieurs mariages c’est souvent chaotique les photos de groupe, à appeler les gens un par un. La avec le carnet et ne pas oublier la petite ardoise pour appeler les groupes c’est nickel ! 😉 J’ai écris l’article sur le résultat hier. Tu devrais pouvoir voir ça d’ici quelques jours 😉

      • Nous ils avaient les numéros de groupe dans les welcome bags, avec leur nom sur celui ci, un sac par famille/couple avec tous les noms indiqués dessus.
        Cest faisable aussi si tes invités sont disciplinés

    • Oui c’est sûr que c’est encore plus pratique de donner dans les welcome bag. Mais faut que chaque welcome bag soit personnalisé. Qu’ils ne se trompent pas de sac et qu’ils pensent à regardera dedans avant la cérémonie. Je pense que c’est un peu plus risqué de mon avis 😉

      • Tu m’as convaincue! Je vais passer commande je pense. je n’aurais plus qu’à dégainer ma trancheuse et roulez jeunesse! J’adore l’idée de les ranger par ordre Alphabétique!! bien plus simple pour trouver son carnet!

        • ☺️ très bon choix ! (Je devrais leur demander une com du coup ! Lol) Et pour la boîte j’ai oublié de préciser j’avais fait des petits intercalaires par lettres justement pour retrouver plus facilement les noms 😉

  • Top cette organisation. Je trouve ça bien justement que la personne du domaine te propose de tout détailler. Nous il était absent et ça nous allait très bien mais là j’ai l’impression qu’elle a œuvré dans l’ombre donc tout va bien.
    Pour les groupes photo, nos invités ont aussi chacun eu leur papier avec leur numéro, mais le froid a fait que la plupart ont disparu, malgré notre appelante professionnel qui a bien galéré.

    • merci Mme Wait, et oui clairement, il y a plein de trucs auxquels je n’aurais pas pensé sans Kéty la propriétaire, elle nous a été d’une aide précieuse tout en étant très discrète ! Ah mince pour tes photos de groupe qui pourtant avaient l’air bien organisées !

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