Nos chers invités, de la liste au plan de table

Avec notre mariage qui approche à grand pas, nous nous sommes attelés avec appréhension à cette tache tant redoutée qu’est le plan de table. Mais ayant des invités fantastiques (en toute objectivité), nous avons eu la bonne surprise de réussir à le boucler en un petit après-midi.

Mais qui sont donc nos très chers invités, futurs témoins de notre union et de notre amour ?

Etablir le plan de table sans stress

Crédits photo (creative commons) : Nadine Doerle

Notre première liste et l’envoie de nos save-the-date

Il s’agit bien sûr de nos deux familles et de nos amis… Cependant, comme nous appartenons tous deux au milieu associatif, nous avons savions dès le départ que l’intimité ne serait pas l’une des valeurs de notre mariage (quoi que, sous un certain point de vue, je trouve que l’intimité d’un moment ne résulte pas uniquement du nombre de personnes présentes).

La convivialité, étant par contre THE pilier de notre mariage, avec mon Grognon, nous avons placé nos invités au centre de nos préoccupations tout au long de nos préparatifs. Comme il est rarement possible de satisfaire tout le monde en résonnant en termes d’individus isolés, nous avons essayé de résonner en terme de groupes et de sous-groupes.

Donc après avoir passé quelques jours plusieurs semaines à penser à toutes les personnes avec qui nous aimerions partager ce moment, nous nous retrouvions avec une liste d’environ 250 à 300 personnes. Cette incertitude plutôt importante venait du fait que nous souhaitions inviter les sociétés de musiques dans lesquelles nous jouons, et qui ne seraient pas en mesure de nous préciser le nombre précis de personnes présentes.

Mais rien d’alarmant pour nous jusque-là car notre salle peut aisément accueillir tout ce petit monde pour le vin d’honneur ainsi qu’une centaine de personnes pour le dîner assis ensuite.

Cependant, en avançant dans nos préparatifs, un second pilier est apparu : la gastronomie. Comme pour nous – et pour beaucoup de nos invités –  la bouffe c’est la vie, nous voulions pouvoir nous offrir un traiteur de qualité. Et les jeunes fiancés naïfs que nous étions ont rapidement été confrontés à leur budget non-extensible et à la dure réalité des choses : le  nombre d’invités impacte énormément sur la facture.

Il nous fallait de un, réduire notre liste, et de deux, pouvoir savoir avec précision le nombre de présents (nous n’avions en aucun cas envie de manquer de petits fours ou, pire, d’avoir à en jeter). La solution s’est imposée d’elle-même : organiser un apéritif dînatoire beaucoup moins formel par la suite pour nos harmonies (chouette ! une deuxième fête !) et n’inviter au mariage que les personnes qui nous tiennent vraiment à cœur, et à titre personnel. Grâce à cette stratégie, nous avons pu facilement faire notre première liste d’invités de 200 personnes sans avoir à définir qui participerait au dîner, envoyer nos save-the-date et partir tranquillement en vacances.

Ceux qui resteraient dîner

Les vacances terminées, il était temps de nous atteler à la confection des faire-part et surtout de déterminer qui resterait dîner. Autant, nous n’avons pas trop réfléchi à la question des sous-groupes pour notre vin d’honneur, partant du fait que l’ambiance serait bonne car nos invités seraient contents de se retrouver autour d’un verre et de délicieux petits fours, autant cette question se posait pour le dîner car l’ambiance de la soirée en dépendait tout de même un peu.

Nous avons donc commencé par faire un choix, celui de ne pas avoir d’enfants à notre soirée. Cela fut possible car il n’y a quasiment pas d’enfants dans nos familles et à peine plus dans notre cercle d’amis. Je sais que c’est une décision qui peut paraître brutale, mais les quelques couples à qui nous avons dû l’expliquer ont très bien compris (du moins en apparence). Ils semblaient même ravis de pouvoir passer la soirée entre adultes.

Du côté de la famille, nous n’avons eu aucun problème car nos familles ne sont pas très grandes et que nous nous entendons tous bien. Il y a bien ces cousins qui sont éloignés géographiquement et que nous ne voyons pas souvent, mais je voyais-là plutôt une opportunité pour nous revoir plutôt qu’une contrainte. Nous les avons donc tous conviés et, au final, nous avons eu la déception de n’avoir que des réponses négatives.

Quant à nos amis, comme ils viennent de plusieurs horizons, nous avons bien veillé à ce qu’ils ne se retrouvent pas seuls, perdus au milieu de la foule, car nous savions que nous ne pourrions pas rester à leur côté toute la soirée. Voici un exemple concret : au cours de ma thèse je me suis liée d’amitié avec mon voisin de bureau, d’origine indienne. Un scientifique donc, qui ne parle pas bien le français, et qui est désormais localisé à Prague. Pour qu’il ne se sente pas seul, nous avons également convié un autre ami indien, de qui je suis moins proche, mais avec qui il pourra rester tout au long de la soirée. Enfin, nous avons vérifié la présence d’anglophones parmi nos autres amis, pour qu’ils puissent facilement discuter, s’intégrer et comprendre nos coutumes (il s’agit de leur premier mariage européen).

En fait, nous avons tout simplement un peu anticipé sur le plan de table, et je pense que ça nous a fait gagner beaucoup de temps.

Le plan de table tant redouté

Que ce soit en famille ou en milieu associatif, nous avons l’habitude de nous retrouver autour de banquets et longues tablées tout au long de l’année, et bien que l’ambiance soit à chaque fois au rendez-vous, nous voulions que notre mariage sorte un peu du lot. C’est pour cette raison que nous avions, dès le départ, inclus la location de tables rondes au devis de notre traiteur.

De manière très naïve, en prévoyant 100 personnes, nous avions réservé dix tables pour dix personnes. Nous avions toutefois pris les mesures de notre salle et vérifié sur un plan à l’échelle que nous avions assez de place pour les tables ainsi qu’une piste de danse confortable.

Je commence donc par préparer notre plan de table en faisant des étiquettes de couleurs différentes par catégorie d’invités et par âge. Et grâce à ce système, j’ai pu voir en un clin d’œil, dès le départ, que quelque chose clochait.

En fait, nous avions :

  • 10 « anciens » (génération grands-parents), parfait avec des tables de 10 personnes
  • 32 « adultes » (génération parents), plus compliqué avec des tables 10 personnes
  • 51 « jeunes »  (notre génération), idem que pour les adultes

Nous souhaitions en effet mélanger les groupes pour que nos invités ne restent pas en clans, mais pas les générations. De plus, pour que tout le monde soit à l’aise et que les célibataires ne se sentent pas bouche-trou, nous ne souhaitions pas faire de tables de 11 personnes. Problème supplémentaire, nous n’avions pas de place pour une table de 10 personnes en plus… Au secours, ça commençait plutôt mal.

Mais, grâce à mon plan à l’échelle de la salle, j’ai pu faire quelques simulations et rapidement trouver une solution : 11 tables, mais un mélange de petites et grandes tables (8 et 10 personnes). Ça nous permettait en plus de mieux centrer le dancefloor. C’était la solution parfaite… sauf que notre devis ne mentionnait que des tables 10 personnes. Allô !? Monsieur le traiteur ? Il y a un petit problème…

Et c’est là qu’il est important d’être entouré de prestataires réactifs, compréhensifs et flexibles. Je peux te dire que jusque là je ne regrette pas le choix de notre traiteur car, en trois petits mails, le changement était effectué et nous avons pu nous atteler pour de bon à l’élaboration du plan de table et en venir à bout le temps d’un dimanche après-midi pluvieux.

Enfin, je voulais finir cette chronique en remerciant nos quatre parents exceptionnels durant cette année de préparatifs, notamment parce qu’ils ne nous ont imposé personne et qu’ils nous ont laissé gérer les invités nous-mêmes, comme des grands, à partir des save-the-date et jusqu’au plan de table, n’intervenant que lorsque nous avions besoin d’un avis éclairé.

Et toi ? As-tu aussi une liste d’invités longue comme le bras ? Où en es-tu dans l’élaboration de ton plan de table ? Dis-moi tout !


Crédits photo : Petit Mariage entre Amis

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15 commentaires sur “Nos chers invités, de la liste au plan de table”

  • Ah les invités! Ca nous a encore occupés la soirée hier! Trop de famille, trop d’amis, trop d’enfants….. c’est un plaisir d’avoir tous ces gens proches à nos coeurs, mais en ce moment c’est le casse-tête de la place dans la salle, et de notre portefeuille!!

    • C’est vrai qu’entre budget et places disponibles dans ta salle c’est compliqué voire douloureux de faire des concessions. Mon conseil : restez vous-même et écoutez vos envies. Je pense qu’une liste d’invités bien réfléchies fait 50% du boulot quant-à l’ambiance de la soirée.

  • Courage Mlle Myrtille ! Je peux te dire que faire un plan de table pour 27 personnes avec un nombre inégal d’invités c’est tout aussi gratiné ah ah ah ah !!!

    • Ah oui je veux bien te croire. Ce n’est pas évident de faire en sorte que les invités en « minorité » se sentent à l’aise. Cela dépend vraiment du caractère de chacun.

  • Pour le moment c’est pas un casse tete de notre coté, mais les FP viennent juste de partir, donc ca risque de vite changer.

  • Le plan de table, ça a été LA bonne surprise pour nous : on l’a plié en 30 minutes ! On n’a pas mélangé les groupes, et d’ailleurs pas mal de personnes nous en ont remerciés ensuite en nous disant que c’était vraiment cool de pouvoir profiter des gens qu’elles connaissaient déjà, et en fait les gens se sont naturellement mélangés pendant la soirée et c’était top !

    Profite de tes derniers jours de Mademoiselle <3

    • Ha ! Mme Peach, ton comm m’a mis un peu la pression à quelques jours du mariage. J’étais à 2 doigts de reprendre tout le plan de table pour rassembler les groupes… et finalement j’ai décidé de faire confiance à mon instinct et à nos invités qui sont doués de capacités sociales impressionnantes…
      Et tout s’est bien passé !! L’ambiance était extraordinaire…
      Comme quoi il n’y a pas de recette miracle, et que chaque mariage est unique 🙂

      • Oh ben non, je ne disais pas ça pour te faire stresser (comme quoi à l’écrit, on ne fait pas toujours passer le message qu’on veut… désolée !) !
        Tu as bien fait de te fier à ton instinct, je pense qu’il faut surtout essayer de s’adapter aux invités quand on les connait bien. Par exemple, on savait qu’une partie de la famille de l’amoureux venait de loin, et voulait revoir certaines personnes plutôt que d’être mélangée à des inconnus, et d’autres nous ont sondés avant le mariage en espérant ne pas se retrouver seuls à une table… c’est ce qui nous a poussés à faire comme on a fait, et les gens étaient contents comme ça, mais c’est certain qu’il n’y a aucune recette miracle ! Ce serait trop facile sinon, on mettrait fin au légendaire casse-tête du plan de table 😉

  • Je dirais la même chose que Mademoiselle Peach!

    Plan de table réglé très rapidement alors que nou apprehendions après tous les retours qu’on avait eus..

    Nous avons choisi également de ne pas melanger les groupes et c’était parfait ainsi! Mon mari (ah ça fait bizarre encore de le dire) étant pompier volontaire, nous avions un bon groupe de pompiers et ils ont adoré être ensembles tout comme les cousins qui ne se voient pas très souvent…
    Même retour, ils étaient très contents d’avoir pu profiter les uns des autres!!

    • Même réponse qu’à Mme Peach, ton comm m’a mis un petit coup de pression, mais j’ai suivi mon instinct, et ouf ! tout s’est bien passé, nos invités on bien apprécié de faire connaissance 🙂

  • Je suis fan de la façon dont tu as planifié bien en amount tes différents « groupes ».
    J’ai fait la meme chose sauf que dans notre cas ca veut dire faire un mariage en 3 temps + 2 celebrations supplémentaires car comme-toi plus le temps passait et plus je me disais que la facture totale allait être beaucoup trop salée a cause du ratio invites/prestations-vision attendue.

    Il me tarde vraiment de voir ton mariage car je pense qu’on a des goûts assez similaires 🙂 J’aime vraiment tes chroniques tres « hands on ». Merci pour le partage !

    • Merci pour ton gentil message 🙂
      C’est sur que l’argent met toujours des freins, mais il y a plein de solutions qui permettent de réduire un peu la facture (quoi que… nous avons carrément explosé notre budget…)
      Mais notre mariage a été fabuleux et il me tarde de venir vous le raconter.

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