Une organisation menée à la baguette !

On ne peut pas dire que dans la vie de tous les jours, je sois une fille très organisée, je suis même plutôt tête en l’air. Mais en contrepartie, quand je fais quelque chose (par exemple organiser mon mariage !), je veux essayer de faire du mieux que je peux et tendre vers la perfection, même si je sais que c’est impossible de l’atteindre. J’ai donc ce côté très pointilleux, et je ne supporte pas « l’à peu près » : si quelque chose doit être fait, il doit être bien fait. Je reconnais que c’est parfois énervant pour les autres…

Bref, concernant le côté organisationnel pur du mariage, comme je savais que c’était un peu ma faiblesse, je n’ai rien voulu laisser au hasard. Je pense que ça a contribué à ce que je vive mon mariage de façon détendue et confiante, même si évidemment, tout ne s’est pas exactement passé comme je l’avais planifié ! En fait, toute cette préparation un peu extrême en amont a fait que le jour J, j’ai pu lâcher du lest, tout confier à des personnes de confiance, et les laisser exécuter mes plans ! (J’ai l’impression d’être machiavélique quand je dis ça ! Gniark gniark gniark !)

Laisse-moi donc te présenter les outils que j’ai utilisés :

Un rétroplanning

C’est la base ! Je crois que j’ai fait mon rétroplanning un an avant le jour J. J’ai choisi de le faire sur un tableur, mais à chacune de trouver sa méthode.

Je suis partie sur une colonne par mois, mais j’ai quand même divisé le mois de mars et d’avril en deux, et en mai, j’ai fait une colonne par semaine. Les tâches effectuées étaient coloriées en vert, et les tâches en retard en orange. Au fur et à mesure, il a été étoffé. Je dois t’avouer qu’à la fin, j’avais un peu peur de le regarder car certaines colonnes me semblaient interminables…

J’ai suivi ce rétroplanning quasiment à la lettre, même si sur certaines tâches, je prenais un peu d’avance ou de retard. Et je trouve que c’est très rassurant d’avoir regroupé ainsi tout le travail qu’il restait à accomplir. J’ai vraiment essayé d’être exhaustive. Et quand tu es un peu découragée, tu peux jeter un coup d’œil en arrière pour voir aussi tout ce que tu as déjà réussi à faire !

Exemple de rétroplanning pour organiser son mariage

Crédits photo : Fichier personnel

Le déroulé précis de la journée

J’ai utilisé le fichier du fil conducteur proposé dans le coaching mariage Dentelle : il n’y a plus qu’à remplir le tableau, c’est très pratique.

Au départ, c’était un peu vide, car le déroulé de la journée restait assez flou. Et petit à petit, il s’est précisé : j’ai pu y ajouter des horaires, qui allait faire quoi, etc. Je n’ai pas tout détaillé dans ce tableau, c’était plus pour avoir une vision globale de la journée. Une semaine avant le mariage, quand j’ai été sûre qu’il n’y aurait plus de modifications, je l’ai envoyé par mail à nos quatre témoins.

Déroulé précis de la journée de mariage

Crédits photo : Fichier personnel

De quoi faciliter la mise en place le jour J

J’avais une liste ultra détaillée de tout ce qu’il fallait amener sur le lieu du mariage, que j’ai complétée à chaque fois que je pensais à quelque chose. C’était très rassurant pour moi de me dire que comme ça, je ne pouvais rien oublier d’important. Tout y était inscrit : la déco, les boissons, les tenues, les affaires de toilette, jusqu’à la super glue au cas où, la clé mp3 avec notre musique d’entrée et même les croquettes du chien ! Tout, je te dis !

Vers la fin des préparatifs, je l’ai imprimée, et j’ai tout checké et barré sur la liste lorsque nous avons amené nos affaires sur place. Malgré ça, je t’avoue que j’ai eu un petit stress en partant sur le lieu de la réception : imagine la mariée qui oublie sa robe ou les alliances…

J’étais un peu inquiète du fait que d’autres personnes que moi allaient devoir installer la décoration sur place, car évidemment, je ne pouvais pas accomplir ce travail moi-même. Donc, afin d’éviter de devoir répondre à leurs questions sans arrêt ou d’être sur leur dos, j’ai tout fait pour leur faciliter les choses. J’avais un peu peur qu’ils pensent que je les prenais pour des idiots en détaillant autant les tâches à effectuer, mais non, ils ont été plutôt contents que tout soit bien expliqué, et ça leur a permis de travailler de manière plus autonome.

Alors, qu’est-ce que j’ai fait ?

  • Marquer sur chaque carton et chaque objet sa destination dans le château (salle du traiteur, sous le porche, salle du dîner, etc.)
  • Faire des plans : du domaine, de la salle (avec la disposition et la numérotation des tables), du lieu de la cérémonie, etc. : ils savaient ainsi où placer chaque chose !
  • Ajouter des photos dans les cartons : mes petites aides n’avaient plus qu’à reproduire ce qu’ils voyaient. Voici quelques photos qu’ils avaient pour leur montrer comment bien tout installer :
Modèles de disposition pour la décoration de mariage

Crédits photo : Photos personnelles

  • Rédiger des modes d’emploi : comment bien agencer les assiettes à table, comment faire les nœuds des chaises de la cérémonie, comment disposer les centres de table, dans quels plats mettre les chouquettes, les dragées, etc.

Une liste complète de toutes les tâches à effectuer

Enfin, plus exactement, quatre listes :

  • une pour le jeudi : ce jour-là, nous avons fait un aller-retour au château pour amener un maximum de choses, et pour installer tout ce qui était en intérieur et ne risquait pas d’être détrempé avant le jour J. Nous étions six, la liste était divisée en deux, nous avons donc fait deux équipes de trois personnes.
  • une liste pour le vendredi : nous avions peu de choses à faire ce jour-là, j’avais une petite liste d’une dizaine de tâches, que j’ai déléguées le moment venu car je ne savais pas trop à l’avance qui serait disponible.
  • une liste pour le samedi, la plus longue bien sûr, et ultra détaillée : j’y ai vraiment mis tout, même les petites choses, comme enfermer le chien avant la cérémonie ou allumer une bougie. Et à chaque fois, j’ai estimé le temps que prendrait telle ou telle tâche. C’est quand cette liste a été complète, et que nous avons eu une bonne vision de tout le travail à effectuer, que nous avons pu commencer à attribuer les différentes tâches.
  • une liste pour le dimanche : avec ce qu’il fallait nettoyer avant que les invités n’arrivent, et tout ce qu’il fallait servir à manger et à boire pour ne rien oublier… ça aurait été dommage d’oublier le fromage au frigo !

Une fiche bristol pour chacun

À partir des listes des tâches à effectuer, nous avons réparti ces tâches à nos amis et familles (ceux qui étaient d’accord pour nous aider, bien sûr !). Chaque personne s’est donc vue remettre une jolie fiche cartonnée détaillant ce qu’elle devait faire, avec qui, et à quelle heure.

Nous avons reçu l’aide d’une dizaine de personnes : à mon sens, c’est suffisant car sinon ça peut vite devenir un peu brouillon. D’autres personnes nous ont aidés, par exemple les conjoints de nos témoins, mais disons qu’ils étaient sous les « ordres » des responsables avec leur fiche, ce qui nous a évité de devoir tout expliquer à tout le monde.

C’est une méthode un peu militaire, mais personne ne l’a mal pris, je crois qu’ils étaient plutôt rassurés que les choses soient bien claires.

Je te donne un exemple :

MARION

JEUDI : mettre le champagne au frigo

VENDREDI : aller chercher la bière avec Papa : tireuse + 4 fûts de bière « Moustache » + gobelets (312,92 €), 54 Rue des Monceaux, 44470 Carquefou

SAMEDI :

  • 9h30 : installation avec Sophie :
    • mettre vases en porcelaine + cendriers sur tables en fer forgé blanches
    • mettre les trois panneaux directionnels en dehors du château pour flécher le chemin
    • installer le panneau indicateur
    • préparer tables cocktail pour le traiteur dans la cour : 3 tables rectangulaires
    • installer plaids blancs et coussins dans le jardin + les 3 grosses caisses en bois retournées au milieu des plaids
    • remplir les bonbonnes du goûter
  • 15h00 : entrée du cortège : prévenir le DJ de lancer la chanson d’entrée quand le cortège est prêt. Lui rappeler de laisser la chanson d’entrée en entier.
  • 16h15 : dire aux invités de se servir et de prendre leur enveloppe
  • Environ 18h15 : jeu du bouquet : proposer aux filles de choisir un ruban et les attacher autour du bouquet
  • Environ 18h50 : prévenir DJ pour animation surprise
  • 20h00 : gong pour aller s’asseoir pour le repas

Je me suis moi-même fait une fiche récapitulative, extrêmement précise. Ça peut paraître idiot, mais dans l’émotion, je suis sûre que l’on peut oublier des choses évidentes. Il était notifié des trucs comme me laver les dents, mettre mes boucles d’oreilles, mettre du déodorant…

Crédits photo : Photo personnelle

Et voilà, tu sais tout sur l’organisation de notre mariage !

Et toi, quelles méthodes d’organisation as-tu utilisées ? Tu étais un peu directive, ou plutôt cool ? Avais-tu peur comme moi d’oublier quelque chose d’important ? Dis-moi tout !


Crédits photo : Petit Mariage entre Amis

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12 commentaires sur “Une organisation menée à la baguette !”

  • Tu as complètement raison. J avais fait des fiches très détaillées mais je n y avais pas mis quelques trucs en pensant que « ça, c était tellement evident », je n allais pas oublier. J ai oublié tout ce qui n était pas fiché. On a 2 neurones le jour j…

  • Je suis assez impressionnée.
    J’ai fait un retroplanning et celui-ci m’a bien suivi.
    J’avais fait un planning de la semaine et des deux jours J, mais je n’ai jamais réussi à les trouver utile, je n’arrivais pas à les remplir pour qu’ils soit lisibles et informatifs. Je m’en suis à peine servie.
    J’avais fait une liste de ce qu’il fallait emmener dans nos valises, mais c’est tout,
    Et j’avais bien dans l’idée de faire des photos de la déco pour aider tout le monde à mettre en place mais finalement je ne l’ai jamais fait et ça ne m’a pas trop manqué. Mais nous avions finalement assez peu de déco à mettre en place, et c’est le traiteur qui dressait les tables. Plus on en fait, plus il faut être organisé c’est assez logique!
    Enfin bref, tout ça pour dire: Cha-peau!!

  • Waow je suis impressionnée. C’est rassurant de voir que je ne suis pas la seule à vouloir que tout soit parfait et à tout ficher. En tout cas bravo, il y a vraiment tout tout tout 🙂

  • L’organisation, c’est le secret d’un projet abouti !
    Moi je suis hyper-organisée dans ma vie de tous les jours, et c’était bien entendu exacerbé pour mon mariage !
    Les gens se sont moqué de moi avec ma démarche presque militaire, mais il n’empêche que grâce à ça je n’ai rien oublié, et les gens étaient au courant de ce qu’ils devaient faire le jour J.

  • Eh bien je suis impressionnée par tant d’organisation, mais tu as tout à fait raison. Sans aller aussi loin que toi je n’ai pas voulu laisser la place au hasard… sauf que je n’ai pas pu maitriser certaines choses malgré tout 🙁
    Et j’ai fait pareil pour notre team! Des petites feuilles récapitulative de leurs taches, mais je crois que dans l’excitation du jour j ils n’en ont pas trop pris compte, heureusement nous avions fait beaucoup de « réunions » pour en parler avant car plusieurs choses leur ont échappées du coup, mais je ne peux pas leur en vouloir d’avoir voulu profiter pleinement du moment, et surtout vu tout le travail fait en amont!

  • Pareil un programme très détaillé du week-end. Et des fiches de poste avec les numéros des cartons, des consignes et des photos pour tout bien réaliser. Ca me rassure de voir que je ne suis pas la seule un poil directive 😉

  • Waouh !!! C’est impressionnant !! C’est top quand il y a pas mal de gens pour t’aider. Nous on a fait l’installation à 5, autant te dire qu’on n’avait pas besoin d’être aussi précis 🙂
    Bravo en tous cas d’avoir aussi tenu ton planning !!

  • Ouah, ça a l’air carré ! Est-ce que tu peux partager tes documents (en les anonymisant) ? Je sais que c’est le genre de truc que j’ai cherché partout sur le web au début… on trouve des exemples, mais plus on a d’exemple, plus on peut vérifier qu’on n’oublie rien à son propre mariage 🙂

  • Pour une « tête en l’air », j’admire ton sens pratique 🙂
    J’ai tendance à être très organisée (les tableaux Excel tout au long des préparatifs et les fiches détaillées le Jour J seront mes meilleurs alliés je pense 😉 ) et garder le contrôle me rassure aussi beaucoup, j’ai peur de mal vivre le fait de tout avoir planifié en amont et ne rien (ou presque 🙂 ) pouvoir superviser pour notre Joli Jour avec Chéri … D’où l’importance de bien savoir s’entourer je pense 🙂
    Encore bravo pour tous tes pense-bêtes Mme Chihuahua !!

    • Oui je comprends, c’est un peu dur de lâcher prise sur un projet que tu gère depuis des mois ! Mais en effet, si tu choisis quelques personnes de confiance et que tu leur explique bien tout ils feront tout pour que tout se passe bien, et pour que tu puisses profiter de la fête 🙂

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