Excel mon ami

Je reviens aujourd’hui pour te parler d’un sujet qui a déjà été abordé par d’autres chroniqueuses (Mme Claddagh ou Mme Impatiente pour n’en citer que 2) : les outils pour préparer son mariage.

Comme tu le sais, notre mariage a été fait à distance et pour nous simplifier la tâche, nous avons fait appel à une wedding-planneuse. Tu vas donc me dire « trop fastoche Mme Framboise, pas besoin d’outils, c’est elle qui a tout fait ! ».

On pourrait le croire mais pas vraiment.

De 1, tu l’as peut-être deviné avec les quelques pics que j’ai mis dans mes chroniques, mais la relation avec notre wedding-planneuse s’est assez mal passée et on a dû faire beaucoup de choses par nous-même.

De 2, notre mariage sur 4 jours demandait de l’organisation supplémentaire qui n’était pas prévue dans sa prestation.

Pas de grande surprise, notre outil principal a été Excel (ou Google Sheets plutôt pour y avoir accès partout). Mais je vais te dire un peu comment nous avons utilisé ce fabuleux outil.

Les outils pour préparer ton mariage

Crédits photo (creative commons) : Fotolia

Les invités

Dès la demande de M. Cariño, nous avons commencé à faire une liste des invités. Au début, c’était « Famille X, Famille Y, etc. », et puis très vite, nous avons fait un document excel avec une personne par ligne.

À l’origine, le but était uniquement de connaître les invités présents et d’avoir leurs coordonnées.

Nous avions donc en colonne :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse
  • Mail
  • Présent Jour J
  • Présent Nuit J-1
  • Présent Nuit Jour J
  • Présent Nuit J+1
  • Enfant
  • Prestataire

Les 4 premières colonnes permettaient évidemment de pouvoir contacter ces personnes (pour le save-the-date, faire-part et autres mails informatifs).

Les colonnes suivantes avaient plusieurs intérêts :

  • Connaître leur présence au mariage
    • Et pour les présents, savoir si c’était des adultes, enfants ou prestataires (le prix du menu étant différent)
  • Connaître leurs nuitées pour réserver les logements

Nous avions un tableau reprenant ces informations qui nous permettait de savoir rapidement combien d’invités il fallait compter (utile pour le traiteur et notre budget prévisionnel) mais aussi pour réserver les logements.

Ce tableau de présence a été détaillé dans un autre onglet pour chaque repas et nuitée, afin de nous permettre de faire la liste des courses.

Les outils pour préparer ton mariage

Crédits photo : Capture d'écran

Aparté : Je t’épargne les détails mais au tout début, ce tableau avait deux autres colonnes « Probabilité de venue en France » et « Probabilité de venue en Espagne » pour nous permettre de faire le choix sur le lieu du mariage.

Au fur et à mesure du temps, nous avons rajouté d’autres colonnes :

Le budget

Très tôt, le tableau invité a été accompagné d’un second tableau : BUDGET. À l’origine, nous avions détaillé chaque dépense ligne par ligne (repas, robe, costume, boissons, photographe, etc.) avec des prix globaux et des prix par personne (notamment pour le traiteur).

Nous avons réalisé ce premier budget prévisionnel grâce à un document que notre wedding-planneuse nous a donné et grâce aux recherches que nous avions fait sur Internet. Et je peux te le dire, malgré des différences sur certains postes, le budget global a peu bougé (notre grande fierté).

Ce document s’est décliné en plusieurs onglets, notamment quand nous avons eu le dilemme du lieu et du nombre de jours. Nous avons fait une estimation dans chaque cas.

Si tu hésites entre plusieurs régions, je ne peux que te le conseiller car au-delà du prix du lieu, les prix des prestataires varient aussi en fonction de la région.

Ce document a bien sûr évolué jusqu’à la fin du mariage, et nous affinions certaines dépenses. Le prix du repas évoluait aussi avec l’autre tableau comportant le nombre d’invités.

Afin de suivre au mieux nos dépenses, nous avons rajouté un onglet au document « Budget » : Dépenses mariage. En indiquant la date, le montant et le compte avec lequel la dépense a été faite (parfois, chacun de nous payait avec sa carte perso car plus pratique).

Les courses

Je te parle maintenant du fichier qui nous a donné le plus de fil à retordre : la liste des courses. Pour le coup, c’est M. Cariño qui s’est motivé pour faire ce fichier, et il lui a fallu plusieurs weekends complets pour le finaliser.

Il comporte la totalité des courses pour le séjour :

  • Alcool du mariage (non fourni par le traiteur)
  • Boissons pour la soirée paella  du vendredi soir
  • Deux petits-déjeuners
  • Un repas froid (salades / sandwichs pour le samedi midi)
  • Boissons pour le brunch du dimanche midi
  • Barbecue + boissons du dimanche soir

Une de nos plus grandes difficultés a été pour les quantités. Nous nous sommes retrouvés à se poser les questions suivantes :

  • Combien de personnes pour une plaquette de beurre ?
  • Qui prend du thé et/ou du café ?
  • Quels sont les fruits les plus consommés ?

La seconde difficulté a été d’estimer le prix de tout ça. M. Cariño a passé un après-midi sur le drive de Carrefour à regarder les prix de tous les produits.

Les outils pour préparer ton mariage

Crédits photo : Capture d'écran

C’est comme ça que nous avons fait une commande sur Carrefour drive de 1200€ (mais je te reparlerai de cet épisode très bientôt).

Il fallait ajouter à cette liste la répartition des courses par gîte, car en arrivant le vendredi, il faudrait tout répartir entre les différents logements.

La logistique

Je continue sur ma lancée des fichiers excel (décidément, nous avons béni cet outil).

Comme je te le disais dans ma chronique sur la décoration, nous avons décidé du plan des gîtes et des chambres. J’ai fait la répartition sur un cahier, mais j’ai très vite recopié ça dans un fichier excel que j’ai imprimé pour permettre une meilleure redirection des invités à leur arrivée.

Enfin, j’ai passé pas mal de temps sur un fichier qui me tenait à cœur. M. Cariño m’a dit que j’étais folle de rentrer autant dans le détail mais pour moi c’était important. Je te parle bien sûr des horaires d’arrivée et de départ des invités.

J’ai ainsi récupéré toutes les informations de vols des invités. Cela me permettait de m’assurer qu’ils seraient là à certains repas, mais aussi pour le covoiturage.

En effet, le lieu du mariage est à 1 heure de Séville, et je voulais m’assurer que tous nos invités pourraient venir jusqu’à Constantina. Même si nos invités sont des adultes (dixit mon mari), j’étais persuadée que j’aurai des questions type « Comment venir ? », « Est-ce que tu connais quelqu’un qui a de la place dans sa voiture ? », etc. J’ai donc anticipé la chose et j’ai proposé aux personnes sans voiture de les mettre en contact avec les invités qui avaient les mêmes horaires d’arrivée + de la place.

Je sais ce que tu vas me dire, je suis un peu trop control-freak, et c’est possible, mais je t’assure que finalement, ce fichier a été très utile.

Le planning

Le dernier fichier de ma série concerne le planning. Je l’ai eu grâce au coaching Mlle Dentelle (si tu ne connais pas encore, je te conseille de t’inscrire, c’est gratuit et bourré de conseils utiles).

Il se compose de plusieurs colonnes :

  • Quand ?
  • Quoi ?
  • Combien ?
  • Où ?
  • Qui ?
  • Précisions

C’est grâce à ce fichier que j’ai fait le planning détaillé du vendredi. Je te laisse voir ci-dessous un extrait :

Les outils pour préparer ton mariage

Crédits photo : Capture d'écran

Il m’a aussi pris beaucoup de temps, mais il a été tellement utile ! Grâce à ça, chaque personne avait une tâche assignée et savait ce qu’elle devait faire. De plus, ça me permettait de ne pas oublier certains éléments de décoration.

Les outils pour préparer ton mariage

Crédits photo : Capture d'écran

Voilà donc le résumé de mes outils de travail. Comme tu peux le voir, j’ai utilisé Excel à toutes les sauces mais ces fichiers m’ont été d’une aide précieuse.

Je te conseille vraiment de te faire un petit dossier avec des fichiers thématiques, ça permet d’avoir l’information au même endroit et facilement disponible. Et si tu as besoin de mes fichiers, n’hésite pas à me demander à mlleframboise@mademoiselle-dentelle.fr.

Et tu sais quoi, j’ai une bonne nouvelle ! J’attaque le récit de mon mariage dès ma prochaine chronique.

Et toi, es-tu une control freak comme moi ? Est-ce que tu t’es aidée d’autres outils que Excel ? Viens vite me raconter.


Crédits photo : Petit Mariage entre Amis

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10 commentaires sur “Excel mon ami”

  • Wahoo, que de précisions, encore plus que dans mes tableaux lol!
    Pour la liste de courses, on l’a faite direct sur le site (après avoir mené une étude comparative des différents supermarchés lol), et on a choisi les quantités “à la louche” (mais nous n’avions “que” les softs, et le bar de la soirée + apéro). Vive les 1000€ sur Super U (et la banque irlandaise qui m’a appelée pour savoir si ma carte n’avait pas été volée ahahah)!

  • C’est impressionnant ! Je me sens un peu désorganisée quand je vois ça, j’ai péniblement trois tableaux excel que je peine à tenir à jour

    • Eh mais non ! Certaines personnes préfèrent tout mettre dans des cahiers ou sont plus à l’instinct… moi j’avais pas trop le choix en plus avec mon mariage à distance. Mais tant que tu te retrouves dans tes 3 tableaux, c’est l’essentiel !

  • Ca c’est de l’organisation ! Moi j’ai tout fait sans tableau excel ( par ce que malgré tous les cours d’informatiques c’est un outil que je n’aime pas trop et que je n’utilise pas très bien…) mais j’ai des fiches word par contre ( avec une liste des courses moi aussi) et plein de liste faites à la main dans différents cahiers ( au gré de celui que je trouve en premier) ! Après rien ne dit que je n’en ferais pas pour planifier les jours avant le mariage et le jour j en lui-même. Bref je suis assez soufflé par tout ton travail c’est vraiment dingue, mais génial!

    • Merci Mlle Crapate ;-). Pour le planning, pas besoin d’excel non plus, ça se fait très bien sous word aussi, ou même sur papier (mais bon le digital permet de tout modifier jusqu’au dernier moment).

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