Les réponses des invités et le plan de table… même pas peur !

Comme te disait Madame Chihuahua dans sa chronique à ce sujet, rien n’est vraiment joué concernant les invités, même lorsque tous les faire-part ont été envoyés et qu’il ne reste plus qu’à attendre les réponses. Car encore faut-il réussir à les récolter ! Je vais t’expliquer comment nous nous y sommes pris.

Le save the date, ou réservez la date

Nous n’avons pas utilisé de save the date à proprement parler. Seulement, notre blog a été mis en ligne en septembre 2016, soit neuf mois avant le mariage. Un onglet permettait de répondre directement à l’invitation via le blog.

Beaucoup de personnes ont validé ou non dès la réception de l’invitation. En effet, même en s’y prenant tôt, certains invités savaient déjà qu’ils avaient un autre événement important, personnel ou même professionnel, à cette date-là.

Par exemple, des cousins habitant la capitale et travaillant dans une boutique de prêt-à-porter avaient connaissance de la date des soldes et nous ont prévenus qu’ils n’auraient jamais leurs vacances accordées à cette période-là. Aussi, l’oncle et la tante de Monsieur avaient réservé trois semaines de thérapie en partie financée par la sécu. Ces places étant très restreintes, il leur était impossible de décaler ou de ne pas en profiter.

Ces réponses données tôt nous ont permis de lancer davantage d’invitations. Car oui, nous avions une liste complémentaire ! Tu as le droit de t’offusquer, je le comprends tout à fait. Seulement, nous avons dépassé tous nos budgets prévisionnels et notre salle de repli en cas de mauvais temps nous permettait d’accueillir « seulement » cent personnes.

Alors oui, en se mariant fin juin, nous minimisions les risques de mauvais temps, j’avoue, mais il n’y a pas que la pluie. Le mistral, lui, est bien plus difficile à gérer, je trouve. En cas d’averses, tu peux te réfugier sous une tente, mais en cas de vent violent (pouvant atteindre des rafales à plus de 100km/h), il faut vraiment louer quelque chose de coriace, qui ne risque pas de céder face aux bourrasques. Pour avoir quelque chose de qualité, il nous fallait compter minimum 5 000€. Alors certes, tu peux récupérer une grosse partie du montant si finalement tu ne loues pas la structure, mais perdre 800€ d’acompte nous semblait trop.

Nous avons préféré nous dire que le beau temps serait avec nous et que nous nous fixions une limite de cent invités… et ça nous aiderait également à tenir notre budget.

Utiliser une date limite

Oui, il le faut, car même avec celle-ci, tu auras du mal à récupérer les réponses. Mme Teochew a fait un article très drôle à ce sujet – mais tellement vrai aussi – qui peut te préparer à certains cas, ou bien te faire penser à des situations vécues et te faire te sentir moins seule.

Je crois qu’on voit tout de suite les personnes intéressées et motivées pour venir par rapport aux autres. Déjà de par la rapidité de confirmation, mais aussi par l’engouement de la réponse.

Il y a bien évidemment les cas spécifiques, comme par exemple les personnes qui résident loin ou qui ont des boulots qui n’offrent pas un planning « normal » où le weekend tu es en repos. Ces personnes-là, de toute façon, tu le sais, elles vont devoir beaucoup plus s’organiser que les autres, donc tu ne te stresses pas si les réponses viennent juste le jour de la date limite.

Mais pour d’autres invités, tu comprends doucement qu’ils ne se sentent tout simplement pas concernés. Et ce même lorsque tu les relances plusieurs fois APRÈS la date que tu avais indiquée comme date limite de retour. C’est vraiment triste. Oui, personnellement, ça m’a peinée. Qu’on ne veuille pas venir pour X ou Y raison, je le comprends parfaitement : notre mariage n’est pas le centre du monde entier (ah bon ?!). Mais avoir au moins la décence et le respect de l’indiquer aux futurs époux, c’était pour moi une évidence. Eh bien, ce n’est pas le cas pour tout le monde.

Nous avons demandé une réponse au plus tard le 24 février, sachant que notre mariage était le 24 juin. Oui, c’est peut-être beaucoup, quatre mois d’avance, mais j’estime que si tu veux bloquer un weekend, même un an à l’avance, tu le fais (c’est pour ça que je me dis que les personnes qui sont heureuses de venir savent de suite si elles sont dispo ou non, les autres verront plus tard si elles n’ont pas quelque chose de mieux à faire).

Nous avons décidé de cette date dans un premier temps par souci du nombre d’invités. Comme je te l’expliquais, nous voulions pouvoir inviter d’autres personnes, que nous avions dû mettre de côté faute de place (et de budget) en nous fixant à cent convives. Mais aussi car au niveau logistique, ni la salle ni le traiteur n’avaient de matériel à eux : il fallait donc pouvoir réserver rapidement ce dont nous avions besoin (même si c’est le traiteur qui s’en chargeait). Enfin, nous avions besoin de ces réponses tôt pour établir un plan de table selon les affinités et les groupes d’invités.

Finalement, à force de relances, nous avions toutes nos réponses trois mois avant le mariage. Certains ont dû me détester, certes, mais j’ai toujours essayé d’être la plus ouverte possible dans la réponse. Je mettais systématiquement en avant le fait que même si c’était non, il était important pour nous de le savoir, et ça permettait aux gens de refuser plus facilement que de se cacher derrière un long silence.

Pour te faire une idée, je dirais que nous avons eu sur cent vingt invitations envoyées quatre-vingt-quinze réponses positives dans les temps. Ça nous a permis d’inviter d’autres amis ou de la famille éloignée en plus, qui ont répondu présents ou ont refusé dans la foulée. J’ai donc pu attaquer le plan de table. Youpiiiii !

Le plan de table

Je me suis longtemps questionnée sur le plan de table : placer les gens ou bien les laisser libres d’agir selon leur bon vouloir ? Je trouve cette dernière idée vraiment sympa et les retours des mariés qui ont choisi cette option semblent très bons, mais j’ai été un peu peureuse. Je suis vraiment très classique…

*Pensée intérieure hors-sujet on* D’ailleurs, notre mariage n’a rien d’original, finalement. Mais avec tout ce que l’on voit sur la toile, je me dis que chaque mariage est unique et que ces dernières années, les mariages champêtres, bohèmes et toutes ces choses originales finissent par devenir eux-mêmes monnaie courante… Finalement, ce serait donc le classique qui redeviendrait original, non ?! OK, je me rassure comme je peux ! *Pensée intérieure hors-sujet off*

Et donc en tant que fille classique, et surtout qui stresse à l’idée que quelque chose se passe mal, je ne me voyais pas ne pas proposer de plan de table. J’ai sondé autour de moi : GCC s’en foutait mais avait une préférence pour le plan de table, Bulette aussi, ma mère aussi…

Bon OK, je me suis projetée et dit que de toute façon, nous souhaitions des tables rondes de dix personnes. Avec la liste définitive que nous avions, les tables étaient quasi toutes faites. Et surtout, pour beaucoup, ce serait l’occasion de se retrouver. Faire de nouvelles connaissances, c’est très bien, mais profiter d’une soirée pour revoir tous tes amis ou ta famille, c’est encore mieux, lorsque ces réunions se comptent sur les doigts d’une main durant l’année.

L’autre problématique que nous partagions Grand Chef Chat et moi concernait la table d’honneur. Que fait-on ? Une table avec nos parents, une table avec nos témoins, une table lui et moi ? Ben oui, on a même pensé à ce choix-là. On se disait que ce pourrait être un luxe non négligeable de faire ceci afin de se retrouver ne serait-ce que dix petites minutes à deux pour manger chaque plat, avant de partir faire la tournée des tables. On ne laisserait pas non plus « seules » les personnes assises avec nous.

Mais mon envie d’avoir une grande table d’honneur ovale l’a emportée. Je nous imaginais bien au centre avec tous nos proches autour de nous. Nous avons finalement décidé de faire une grande table d’honneur avec toute notre wedding team. Nos parents n’auraient pas forcément passé une meilleure soirée à nos côtés plutôt qu’assis avec leurs proches. Aussi, en fonction des groupes d’amis, j’ai fait exprès de positionner les gens près de la table de leur groupe d’appartenance.

Par exemple, ma Fleur, qui vit sur Paris avec beaucoup d’amis qui ont quitté le Sud aussi, était assise en bout de table, à l’extrémité qui pointait vers la table des Parisiens. Ma Chole, qui fait partie de mon groupe d’amies du collège était, quant à elle, du côté qui donnait sur la table de mes amies datant du collège, et ainsi de suite. J’étais assez contente du résultat, mais ça n’a pas duré…

Plan de table et réponses d'invités

Crédits photo : strecosa

Quand tu crois que tout est booké et qu’en fait non

C’était un poil trop facile, en y réfléchissant. À un mois du mariage, les annulations se sont enchaînées et ce, jusqu’au jour J. J’ai finalisé le plan de table et envoyé le tout à la décoratrice et au traiteur seulement quatre jours avant le mariage et pourtant… le samedi du mariage, il n’était plus d’actualité. C’est peut-être l’effet de la réponse demandée si tôt (quatre mois avant le mariage, donc), même si, globalement, les raisons étaient plus que justifiées – sauf pour quelques cas :

  • « En fait, je travaille, j’ai pris un remplacement. » (Ah, OK, chacun ses priorités.)
  • « Mes enfants ne sont pas invités (les cousins de GCC), donc je suis solidaire et je ne viens pas. » (Mais on est à dix jours du mariage !! Tu le sais depuis neuf mois que c’est le cas, tu as même fait réserver aux parents de GCC ta nuit d’hôtel et ton train aller-retour à leurs frais, ils ne vont même pas pouvoir se faire rembourser !!)

Ou bien, dans le sens inverse :

  • « Finalement, je viens accompagné. » (À trois jours du mariage, je suis désolée mais non, ce n’est plus possible ! Et ça fait six mois que tu me dis que tu viens seul !)
  • « Tu ne veux pas inviter mes copains des pompiers, s’il te plaît ? Ça leur ferait plaisir de venir ! » (Mais mon cher frère adoré, j’ai dû mettre des amis à moi sur la touche, donc non, je ne peux pas inviter des amis à toi, tu comprends ?)

Et ce n’est qu’un aperçu. Malheureusement, je pense que nous avons payé notre intransigeance sur ce sujet car le jour du mariage, nous étions quatre-vingt-cinq adultes pour quatre-vingt-dix repas payés… Voilà, voilà…

Et toi, comment as-tu géré les retours des invités et le plan de table ? As-tu eu des surprises jusqu’à la fin ? Viens nous raconter !


Crédits photo : Petit Mariage entre Amis

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20 commentaires sur “Les réponses des invités et le plan de table… même pas peur !”

  • Le coup de la tante de GCC est TELLEMENT abusé !! Ça pourrait même entraîner une brouille entre elle et les parents….
    Bref, j’ai du mal à comprendre qu’on annule sa venue à un mariage, sauf pour un problème de santé bien sûr.

  • Quelle galère, ces réponses invités ! J’ai bien l’impression que c’est la plaie pour tous les mariés, et je me prépare à ne pas faire exception… Dis, au final, c’était une bonne idée selon toi d’envoyer les faire parts 6 mois avant et de demander une réponse dans les deux mois qui suivent ? Nous nous marions à l’autre bout de la France début octobre, et j’hésite à envoyer les faire parts début début avril. L’avantage ? Tu l’évoque : les invités habitant loin (90% dans notre cas) peuvent réserver leur trajet et hôtel. L’inconvénient ? Je crains fort les «non réponses» car «c’est trop tôt pour te dire», «je n’ai pas encore mon planning de boulot» ou encore «les résa de TGV ne sont pas encore ouvertes». A ton avis ?

    • Je pense que les personnes qui ont une forte envie de venir et qui n’ont pas de contraintes (pro ou perso) peuvent savoir s’ils ont envie et la possibilité de bloquer un week-end longtemps à l’avance. Nous-mêmes par exemple avec GCC, on note dans nos agendas des mariages ou anniversaires importants où l’on veut absolument être, même plusieurs mois (voire une année) à l’avance. Ma tante fête son anniversaire le 14 juillet par exemple et bien j’ai déjà bloqué la date alors que c’est dans 7 mois.
      Tout ça pour dire en fait que sauf imprévus de dernière minute (maladie, accident..) je pense sincèrement que l’on peut répondre assez tôt (au moins dans les 3 mois précédents la date).
      Même pour les personnes venant de loin qui ont des obligations avec les réservations pour le transport, dans tous les cas si elles ont envie elle diront oui et se débrouilleront. C’est ce que je pense. Car même si une résa ouvre seulement 3 mois avant, tu peux faire des simulations (surtout que pour octobre ce n’est plus la haute saison) et déjà avoir un aperçu des trajets temps de trajet et tarifs proposés.
      Dans ton cas, ce qui est intéressant de savoir, c’est combien êtes-vous, dirais-tu que vous faites un mariage intime ou bien que les amis, cousins, voisins des parents sont conviés aussi ? Parce que ce qui est intéressant de savoir c’est la proportion de personne que tu penses être vraiment heureuse de participer à votre union et donc qui répondront rapidement (oui ou non) et ceux qui se laissent le temps de réfléchir à si éventuellement il y aurait autre chose de mieux à faire ce jour là de leur point de vue.
      Je n’ai eu aucun problème à accepter les refus car vraiment je comprends que chacun a ses priorités et aménage son planning comme il l’entend et j’ai toujours fait en sorte que même pour les « non » je préférais le savoir de suite plutôt que d’attendre le dernier moment et être décue du coup. D’ailleurs les personnes qui ne savaient pas pour x ou y raison ont été ceux qui ont dit au final non.
      Tout ça pour conclure en disant que les réponses positives reviennent en général de suite quand les réponses négatives elles, se font attendre. Peut-Être aussi que le lien pour répondre directement sur le blog pour les personnes qui venaient a facilité certains retours ? Car certains pensent que c’est tellement logique qu’ils soient là qu’ils ne répondent même pas à l’invitation (mais sans but de silence derrière). En tout cas, nous, ça nous a aidé à nous organiser et je ne pense pas que d’avoir demandé les retours tant à l’avance a eu une influence sur les réponses des invités ou alors sur une ou deux seulement, et encore.
      Bon désolée pour le roman mais on pourrait en parler longtemps tant il y a finalement de possibilités avec ces foutues réponses! 😀
      Courage!

    • Si je peux me permettre, on s’est mariés loin de la famille de mon amoureux et pour être sûrs qu’un maximum d’invités soient présent on a prévenu très tôt de la date. Les faire parts n’ont pas été envoyés très tôt mais par téléphone ou un simple mail on a averti très vite de la date. Résultat : beaucoup d’invités ont organisé leurs vacances autour de notre mariage et quasi tous nos invités étaient présents au repas (5 refus pour 130 invités !). Je n’ai pas souvenir que des invités aient tardé à nous répondre.

  • Le coup de la tante de GCC c’est du foutage de gueule!!!! Pour notre part pas de désistement de dernière minute pour le repas.
    En revanche les cousins de Mr Obi-Wan qui ne pouvaient venir qu’au vin d’honneur sont partis pile avant le début de celui-ci on a trouvé ça un peu abusé! Bon au final cela a fait du rab pour l’apéro qui n’a pas été perdu 🙂

    • Mais quelle chance! Même le traiter nous disait que dans tous les mariages il y avait des annulations le jour j…
      Sinon pas cool pour les cousins mais comme tu dis ça faisait plus de petits fours aux personnes présentes 🙂

  • Ah les réponses des invités….. C’est là que commencent les soucis !!! De toute façon, si tu envoies les faire-parts tôt, les gens te diront qu’ils ne savent pas encore, et si tu les envois plus tard, ils te diront qu’ils ont autre chose de prévu…. La joie des invités lol ^^

    Ici, encore trois semaines avant la date limite, il ne nous manque que quelques réponses, mais j’ai peur des annulations au vu de ce que je lis sur MD ! ^^

    • 3 semaines et encore des réponses manquantes!! Mais tu gères bien le stress non? 😀 J’aurais harcelé (gentiment hein) les personnes mais je n’aurais pas pu rester dans l’ignorance à si peu de temps du mariage! Courage

  • Hé ben, quelle gestion !! Je trouve que vous vous en êtes super bien tirés, au niveau organisation, vu les retours que vous avez eus !!

    J’espère que nous aurons nos réponses rapidement et sans les mauvaises surprises que vous avez rencontrées…

    • Je l’espère aussi sincèrement pour vous
      * ondes positives on * <3
      (mais soyez prêts tout de même à la possibilité de devoir gérer certains trucs à la dernière minute pour rester maitre de la situation 😉 )

  • Les annulations de dernière minute, il peut aussi y avoir des raisons valables (genre maladie, ou maladie d’un enfant sans personne pour le garder). Donc il faut toujours envisager cette possibilité.

    Pour la date de l’invitation, ça dépend des circonstances, par exemple combien d’invités habitent loin (et dans ce cas, s’il faut s’y prendre tôt pour se loger)

    • Tout a fait c’est d’ailleurs pour cette raison que je n’ai pas parlé des cas d’annulations dus à la maladie (de petits bouts en plus pour nous 🙁 ) car on ne peut pas prévoir et encore moins leur en vouloir même si on n’en reste pas moins attristés.

  • Non mais la réponse de la tante, j’hallucine totalement… c’est un coup à bien se brouiller avec la personne !
    De notre côté, je me souviens d’un couple d’invités, invités au vin d’honneur et que eux deux pas leurs 4 grands enfants. Réponse : « On sera présents tout les 6 + le compagnon de Machine »… Euh bon d’accord, c’est pas ce que j’avais prévu mais ok… Et finalement le jour J ils ne sont venus qu’à deux !!!!!!

    • Arrete !! C’est du haut niveau ça aussi car si tu prévois en plus les repas des enfants en repas adultes c’est pas le même budget qui est perdu …
      C’est vrai que c’est délicat lorsque les enfants sont grands pour ne pas les inclure et que le message passe clairement. Avec le blog, les invités devaient valider leur venu en cochant leurs noms (et j’avais précisé pour les enfants aussi n’oubliez pas de valider) et en fait pour une cousine où les enfants n’étaient pas prévu à la base non plus (17 ans et 15 ans) nous avons reçu un message où ils nous demandaient si les enfants étaient invités on n’a pas osé dire non…

      • Ils n’étaient invités qu’au vin d’honneur… donc « ouf » (mais quand même !). C’est d’ailleurs pour ça que je n’avais rien dit quand ils ont auto-invités leurs enfants (bien plus grands que 15-17ans… L’ainée a mon âge !). Mais c’est vrai qu’au final, nous avons eu deux annulations de dernière minute pour le repas, mais pour le vin d’honneur beaucoup plus, je saurais même pas dire combien de personnes ne sont pas venues… mais je dirais bien une grosse dizaine ! Enfin bon… c’est comme ça !

  • j’ai eu mieux: la famille de 7 qui avait bien confirmé sa venue, qui était là à la cérémonie, mais au moment du repas… « tiens ils sont pas encore arrivés? » Le témoin qui me dit « il y a un certain Alain, un barbu, qui m’a dit pendant le VH qu’ils seraient pas là au dîner » « c’est pas possible, ils m’avaient bien confirmé qu’ils seraient là! Tu as du mal comprendre! Ahahah! »
    Ahahah.

    • 7 et qui viennent qui plus est à la cérémonie ? Mais quelle a été la raison de leur départ avant le repas ?? 😀 C’est vraiment étrange dis donc ! Tu avais affiché le menu et il ne leur convenait pas ? 😀

      • Oui c’est vraiment bizarre! En tout cas on peut pas leur reprocher d’être pique-assiette 🙂 Ils sont repartis juste après le vin d’honneur. J’ai su plus tard qu’ils étaient invités à une autre fête… et comme ils m’ont dit quand on s’est revus, « c’est bien, ça nous a permis d’aller au deux! » C’est des gens très gentils mais très, très, relax, voire carrément bordé**ques!

  • Ça devait pas être facile à gérer. La date de réponse est passée pour nous et il ne nous manque quelques réponses pour le vin d’honneur donc rien de bien grave. Enfin quand même, je te rejoins sur la fait que ce n’est pas si compliqué de dire oui ou non au final. Et les coups de 3 jours avant c’est trop abusé !

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