TOUT CE QU’IL FAUT SAVOIR POUR S’ORGANISER AVEC UN RETRO PLANNING DE MARIAGE

Que tu aies un petit ou un gros budget, un mariage nécessite une bonne dose d’organisation. Entre la recherche de lieu, de prestataires, la liste d’invités, la recherche de la robe, des alliances, la fleuriste et la déco, on peut vite de sentir débordée et partir un peu dans tous les sens.

L’idéal est de trouver l’outil qui te permettra de faire un suivi mois par mois des tâches à accomplir avant ton mariage. Le retro planning est l’un de ces outils de planification magique qui te permet d’avoir un panorama de toute l’organisation de ton mariage A à Z mais aussi d’anticiper les futures petites déconvenues à venir.

Quand doit-on commencer son rétro planning de mariage ?

Dès que la demande en mariage a été faite et qu’elle est actée ! La préparation d’un mariage prend généralement 1 an – 1 an et demi. Il faudra donc que ton retro planning de mariage (planning inversé) se fasse sur les 18 mois à venir jusqu’au jour 1 de ton mariage.

Comment faire un rétroplanning et calendrier pour son mariage ?

Il faut que tu découpes mois par mois les tâches que tu auras à accomplir pour donner vie au mariage de tes rêves. Je te propose un déroulé des préparatifs dont tu pourras t’inspirer.

Retroplanning 18 MOIS

Dans un premier temps, détermine le budget que tu alloues à ton mariage en recensant tous les prestataires et services annexes dont tu auras besoin.

Tu ouvres alors ton tableur Excel et tu te fais une liste. L’avantage d’Excel est que tu peux le personnaliser comme tu le veux et il y a un nombre incalculables de modèles ou de tableaux pré-définis que tu peux trouver sur le web ou télécharger gratuitement.

Si tu as peur d’oublier certains postes de dépenses :

1. Prévois une marge dans ton budget pour les imprévus
2. Il y a des applications comme Hitched Wedding Planner, sorte de to-do list de tâches à réaliser jusqu’à la date de ton mariage. La fonctionnalité « budget » est hyper intéressante.

Te faire aussi une liste d’invités même si celle-ci sera amenée à évoluer. Vous devrez alors commencer à prospecter pour trouver le lieu de réception qui accueillera tout ce petit monde et le plus tôt sera le mieux ! Certains lieux sont complets au moins un an à l’avance. C’est souvent le choix de la salle qui déterminera la date de ton mariage.

15 MOIS avant le mariage

On part à la chasse aux prestataires. Le 1er terrain de recherche est internet bien évidemment. Cependant, ce n’est pas forcément parce que le nom d’une photographe, d’un traiteur, d’un DJ ou d’une coiffeuse est en tête des résultats de recherche qu’ils sont faits pour toi ! Juge la qualité du travail, l’expérience, les conseils qu’ils te donneront, mais la communication et la confiance sont aussi des critères à prendre en compte pour une collaboration réussie.

N’hésite pas à appeler, comparer les propositions qu’ils te feront. Tu peux te faire un petit classeur (physique ou numérique si tu es un peu geek) avec tous les documents (devis, contrats, inspiration déco) qui te seront transmis. Une fois que tu as trouvé le ou les perle.s rare.s, fonce ! Il ne faut pas perdre temps.

Attention toutefois à ceux qui te proposent une réduction d’enfer si tu règles l’intégralité de la prestation tout de suite. Là, tu dis non direct et tu regardes les noms que tu avais conservé comme plan B.

12 MOIS

Tu te fais un Moodboard qui va rassembler toutes tes idées déco en fonction du thème ou des couleurs que tu auras choisis.

Il sera temps également de prendre contact avec la mairie pour se renseigner sur les démarches à effectuer et sur leur planning de mariages. Certaines institutions ouvrent leur calendrier 1 an à l’avance, d’autres seulement 3 mois.

Si tu prévois une cérémonie religieuse, idem, prend contact avec l’autorité religieuse qui vous unira.

9 MOIS

Les invitations sont en route ! Ta liste d’invités est calée, tu n’as plus qu’à attendre les RSVP de tes guests.

6 MOIS

Vous dénichez la robe de mariée, le costume, les alliances et tous les accessoires qui vont vous rendre encore plus beaux et comme sortis tout droit d’un conte de fée.
Tu peux te prendre en photo à chaque essayage et, si tu as un doute, tu peux y jeter un œil, au calme, une fois chez toi devant une tasse de chocolat chaud.

Pourquoi ne pas aussi créer un compte Facebook ou un site internet sur lequel tu posteras des informations sympa et utiles pour tes invités ? Ça peut être des feedbacks sur l’avancée des préparatifs, tout comme la liste d’hôtels, de babysitter, les moyens de transports en commun etc. Tout ce qui peut rendre la vie plus belle et plus simple pour tout le monde.

Tu peux te créer des visuels ou de petites vidéos originales sur Canva que tu pourras poster sur les réseaux.

5 MOIS

On relance les invités qui n’ont pas encore donné de réponse. Si tu sens que c’est compliqué pour toi de ne travailler que sur excel, tu as l’appli « Appy Couple » qui peut t’aider à gérer ça.

C’est aussi le bon moment pour discuter de ta playlist avec ton DJ et de prendre RDV pour des essais coiffure et maquillage.

 

3 MOIS

On cale le menu avec le traiteur car tu devrais, à ce stade de la préparation, avoir une idée relativement précise du nombre de bouches à nourrir et de l’existence de potentielles restrictions alimentaires. Grâce à ces informations, le plan de table prend forme !

Toujours liés aux invités: préparer les cadeaux de bienvenue que tu vas leur offrir.

 

2 MOIS

On fait un point avec tous les prestataires et on confirme le nombre d’invités au traiteur.

 

J-1

Soit tu passes ton temps à faire les derniers ajustements de déco, soit tu bulles avec tes témoins pour une soirée en mode relaxation.

 

Retroplanning mariage du JOUR J !!!!

Tu te fais belle et tu délègues les micro tâches qui restent.

Maintenant, il n’y a plus qu’à faire fonctionner l’huile de coude. Un conseil supplémentaire: note chaque tâche accomplie, en cours ou ce qui reste à faire. Trello est aussi un outil en ligne original et pratique pour t’aider à voir ce qui est fait et ce qui reste à faire.

Si tu as des questions, n’hésite surtout pas à me contacter ! Je serai ravie de pouvoir te conseiller et t’accompagner durant ton parcours d’organisatrice en chef pour ton mariage.

 

PDF Rétroplanning mariage gratuit à imprimer