Mes solutions informatiques pour organiser les préparatifs de mariage

BREAKING NEWS : nous interrompons le fil de cette chronique pour un numéro exceptionnel, suite aux commentaires de nos chères lectrices parvenus dans mon oreillette !

Bon pardon, je m’emballe un peu ! Mais avant de te raconter comment nous avons choisi notre menu de mariage, finalement je vais d’abord te faire un petit article spécial organisation.

Ne crois pas que je sois une grande prêtesse de l’organisation pour autant ! C’est juste histoire de te donner un petit coup de pouce si tu en as besoin.

Solutions d'organisation pour mariage

Crédits photo : D.R.

Au départ, nous avons créé un classeur Excel tout simple quand nous avons commencé à contacter les prestataires :

  • une feuille pour les salles : ville, nom de la salle/château/domaine, adresse, site internet, nom du contact, téléphone, mail, date du mail ou contact, réponse
  • une feuille pour les traiteurs : sur le même modèle, avec une indication sur les tarifs dans la colonne commentaires
  • une feuille pour les photographes, là aussi avec une idée du tarif de leurs prestations

Ceci nous a permis d’ajouter de nouveaux prestataires à contacter, et d’avoir un suivi des demandes en cours. Et puis au fur et à mesure, suivant nos besoins, nous avons ajouté de nouvelles feuilles.

Pour que ce soit plus commode, Charly ayant un compte Gmail, nous avons importé les fichiers sous Google Docs. On peut les partager, comme ça j’y ai accès de mon ordi et de n’importe où. Ma mère vient de retrouver l’adresse de Grand tata Henriette ? Hop, je lui pique son ordi (à Maman, pas Tata Henriette) et je mets à jour l’adresse. Ce qui évite aussi qu’on ait différentes versions du fichier sur plusieurs ordis.

Organisation mariage : tableau recherche traiteur

(Clique sur l’image pour agrandir ou clique ici pour télécharger le fichier avec tous les tableaux.)

Nous avons continué en ajoutant une feuille « invités », avec noms, prénoms, adresse et « type invités ».

Le « type invités » ? Elle est barrée, la Charlie ou quoi ?

Non, c’est juste que dans mon boulot, je fréquente de drôles de personnages, des statisticiens, qui ont la fâcheuse manie de tout coder pour leurs analyses de bases de données. Alors on a appliqué cette manie du codage à notre fichier invités.

Le « type invités » correspond à un code :

  • R pour les invités au repas
  • V pour les invités au vin d’honneur
  • N ou C, l’initiale du marié ou de la mariée pour distinguer les invités de chaque famille
  • A pour les amis
  • E pour les enfants
  • B pour les bébés

Un invité CR est donc un invité de la famille de Charly au repas, un invité AVE est un enfant d’amis invité au vin d’honneur. Mais pourquoi s’amuser à ça ? Non on n’a pas prévu de faire d’analyses statistiques multivariées en sous-groupes. C’est qu’à partir des codes, on a fait un petit tableau qui nous permet de compter automatiquement le nombre de repas adultes et enfants, et les invités au vin d’honneur.

C’est aussi ce tableau qui a permis de déterminer la part financière incombant à nos familles, puisque qu’on fait au prorata : ma famille prise en charge par mes parents, la famille de Charly prise en charge par mon beau-papa, et nos amis par nous !

Organisation mariage - Tableau des invités

(Clique sur l’image pour agrandir ou clique ici pour télécharger le fichier avec tous les tableaux.)

A ce tableau, on vient tout juste de rajouter des colonnes pour le faire-part : nombre de faire-part repas, nombre de faire-part vin d’honneur, date d’envoi ou de remise, réponse.

Nous avons une autre feuille invités, version pré-plan de table. Nous avons essayé de faire des groupes d’invités par affinités. Et pour visualiser tout ça, un petit tour sur floorplanner, pour recréer à l’échelle notre salle et bouger les tables à notre guise. Nous pensions mettre des tables rondes. Mais notre salle est tout en long et cela rendait la circulation peu aisée. On a opté pour les tables rectangulaires, ce qui laissait plus de place.

La feuille suivante, je l’aime pas. C’est celles des dépenses : type, date, qui a payé et en commentaires les conditions particulières, par exemple les modalités de paiement des prestataires.

Nous avons fait aussi une liste des projets déco. Celle-là, c’est ma préférée. J’ai listé par thème : voiture, cocktail, photobooth, mairie,… on y trouve tous nos projets à mener, comme les petits cornets pour les confettis, les pompons pour la salle, les petits moulins à vents, les différents éléments du candy bar. Ca me permet de voir ce que nous avons acheté, ce qui est prêt, ce que nous devons encore trouver, ce qu’il reste à bricoler, et de n’oublier aucune fabuleuse idée en route.

Pour le prochain rendez-vous avec le DJ, on lui prépare aussi une liste de chansons que nous aimons pour qu’il ait une idée précise de nos goûts.

Et enfin last but not least, nos plannings, toujours sous forme de feuille Excel. Le premier est une « frise » où nous calons les rendez-vous à venir, les derniers essayages, le dépôt du dossier à la mairie. Bref toutes les échéances à venir et les dates butoirs.

(Clique sur l’image pour agrandir ou clique ici pour télécharger le fichier avec tous les tableaux.)

L’autre planning, c’est celui du week-end du mariage, du vendredi matin au dimanche soir. Avec les colonnes suivantes :

  • le jour
  • le créneau horaire
  • l’action : du style « arrivée de Bidule et Bidulette à l’aéroport », « gonflage des ballons à l’hélium », « rendez-vous coiffeuse pour la mariée », « départ du marié pour la mairie », « début du cocktail », tout ce qui nous paraît important.
  • les acteurs : « Qui va à l’aéroport ? », « Qui gonfle les ballons ? », « Qui accompagne la mariée chez le coiffeur ? », « Qui fait le noeud de cravate du marié ? », « Qui met la musique à la mairie ? » Je te rassure, tout ça n’est pas encore décidé !!!! Loin de là !

Mais c’est le genre de choses qu’on va ajouter au fur et à mesure ; l’idéal étant ensuite d’en donner un exemplaire aux participants pour que chacun sache bien ce qu’il a à faire et que nous on n’ait plus rien qu’à PRO-FI-TER de notre journée !

Tiens je pourrais même afficher ce planning chez mes parents au dessus de la cheminée, non ? Vu que leur maison sera le QG du mariage !

Moi, flippée de l’organisation ?!? Rhhooo, si peu…. 🙂

Et toi jusqu’où as-tu poussé le vice ? Planning couleurs en 4 par 3 dans ton salon ? Maquette au 1/5e de la salle de réception ? Raconte !

 


Crédits photo : Petit Mariage entre Amis

Pssst ! Tu as vu la nouveauté de Petit Mariage entre Amis ? Ce sont les « Petits Tattoos » ! Nous sommes totalement conquises chez Mademoiselle Dentelle : c’est une chouette idée à retenir pour une animation originale le jour J ! Regarde vite par ici !



27 commentaires sur “Mes solutions informatiques pour organiser les préparatifs de mariage”

  • OUF !!!
    Merci à toi je ne suis pas la seule accro à tous mes tableurs ! La dernière fois chéri m’a dit : « mais tu sais que tu n’es pas censé faire une présentation sur écran géant comme au boulot » certes ! Mais ça n’empêche pas de s’appliquer. Et puis… il est bien content d’aller visionner le budget de temps en temps 😉
    En tout cas bien joué pour cette organisation ! Avec cela aucun doute que ton mariage sera organisé correctement !

  • Comment dire Mzlle Charlie… Tu me stresses avec ce post ! Lol.
    Bon le planning budget/prestataires je l’ai. Ma petite liste invités catégorisée, je l’ai.
    Et pour le reste, ben heu en fait, je me rends compte que c’est plutôt freestyle.
    Pour être honnête, notre bureau serait facilement le winner d’une post it war, il y en a partout !!
    En réalité, je ne me suis jamais entendue avec les tableurs, grrrr. Mon meilleur ami déco : Pinterest.
    Quand au plan de table, je ne m’en suis pas encore inquiétée, on va dire qu’il y a le temps 😀
    A bientot Mzlle ^^

  • Pfffffff et moi qui pensait être une top star des tableaux avec mes 2 tableaux Excel (1. budget, 2. Invités), je me sens toute petite et toute bête… 🙂

    Pour le reste, comme toi Mademoiselle Fifties, heuuuu je pense qu’on fera un peu freestyle.

    Enfin chez moi ca veut dire que le matin du jour J, j’avais pensé à une grasse mat’, mais vu tes tableaux de planning, Mademoiselle Charlie, je vais devoir l’oublier ma grasse mat’…

  • ouhlala non je ne veux stresser personne avec cet article ! c’est juste notre façon de gérer pour justement que JE ne stresse pas(parce que Charly lui il n’y a rien qui le stresse !). Et puis il faut dire qu’il y a de la déformation professionnelle là dedans, comme nous (on fait le même taf tous les 2) avons l’habitude de passer d’un projet à l’autre au fil de la journée, il faut penser à tout. Résultat : je fais des listes, des calendriers, je colle des post-it partout, je mets des alertes pour ne rien oublier !

      • Il ne stresse pour rien mais il est très impliqué dans les prépas, ouf, c’est du gâteau avec lui, j’ai énormément de chance ! d’autant plus qu’on a généralement les mêmes goûts et envies, zéro prise de tête. J’ai bien raison de l’épouser 🙂

  • je suis encore plus acharnée des tableaux
    il y a en plus de ceux évoquéx par l’article la gestion des chambres du gite et de l’hotel
    des renvoit à la to do list qui elle meme et relié au calendrier et m’indique quand j’ai du retard dans mes avancées (trop de cases rouges, s’est mauvais signe) La gestion de projet c mon domaine et je ne vous parle que de la partie tableur, il y a aussi les nombreux dossiers et sous dossier de ma clé usb, avec mes inspirations, mes photos, mes courriers, l’archivage des mails………bref je suis une geek!

    • 🙂 Je suis niveau perfectionnement mais toi c’est du niveau confirmé !!!!
      Je m’incline, je sais pas faire ça moi !

  • Je suis pourtant moi aussi une geekette mais là vous me faites peur… Moi je gère tout a l’arrache puisque je n’ai pas de prestataires. J’ai juste un fichier excel avec mes invites et tous ce qui va avec et un autre avec mon budget… Quoi je suis pas une vrai geekette… 😀

  • Wahou! Alors là les filles vous me sciez! Pasque moi et excel ou tout autre tableau on est pas mais pas du tout copains! Du coup c’est à l’ancienne! Un classeur pour tous les docs officiels (devis, papier mairie, église…) et un cahier gribouillages/collages/comptes divers et variés.
    Franchement respect!

  • Pour celles qui comme moi ne sont pas des pro d’Excel.
    Le site mariages.net est très pratique (je ne sais pas si on peut faire un peu de « pub »).
    On y trouve toutes les catégories (invités, budget, to do…).
    Les invités peuvent confirmer leurs présence via le blog (qui m’a pris 1h30 à réaliser) et la liste d’invité est directement mise à jour ! Gadget mais j’adore 😉 et mes invités aussi (même les grands-parents)…

  • Bravo! Quel boulot, quelle organisation!! Je suis cotchée, pourtant je me pensais pas mal question orgnaisation mais là, ça file des complexes !

    Moi c’est tableau excel pour comptes (grrr celui-là j’aimerais bien qu’il s’auto-détruise!!), et fichiers word pour invités, fp … et un autre pour tout ce qu’il me reste à acheter (genre pense-bête): les ethylotests, les dragées, les lampions etc etc … Ce qui est fait est en rouge, ce qu’il reste à faire en noir … Et y a encore beaucoup trop de noir à mon avis sur ce fichier 🙁 Mais je vais bientôt attaquer le retroplanning du D Day (avec qui fait quoi et quand) et du Day before!

  • Avec mon Fiancé, nous avons fait presque tout pareil que toi, Mademoiselle Charlie. Un joli tableau Excel qui compte automatiquement combien il y a de repas pour quel groupe de personne (ma famille – sa famille – nos amis)
    Mais tout ça, c’est lui qui gère parce que je suis bien trop novice en la matière. Moi j’ordonne, lui exécute :p Un parfait binôme et ça tombe bien d’ailleurs, on va se marier ! hé hé !

    Par contre, je suis impressionnée par la gestion de Poey :p Bravo !

    • J’avoue que M. Charly est aussi un peu plus doué que moi et il m’a beaucoup aidé à préparer les fichiers pour cet article ! merci mon chéri !!

  • GENIAL!!! franchement Merci!! moi je trouve ces tableaux trop bien!
    j’avais commencé à en faire, mais ca va franchement m’aider!

  • Oh punaise, je me reconnais tout à fait dans cet article !! En plus de mes nombreux listings, fichiers excel et autre, et bien oui, j’ai aussi le plan de ma salle en miniature avec toute la déco à installer ! Mon mec est un geek et moi une flippée de l’orga :oD

  • Mieux que Excel, j’ai trouvé http://www.placeyourguests.com !! Bon c’est surtout pour l’organisation du plan de table mais ça aide aussi pour la liste des invités. Et le petit (GROS) + : le placement automatique des invités !! Fini les casses-tête place à l’air du wedding numérique, Youpi !!
    😀

  • Alors tout comme Lucie j’ai cherché un outil mieux qu’Excel car j’y comprends rien et avec un fichier Excel en’a jamais la dernière version ! Alors mieux que placeyourguest que j’avais vu mais qui se limite au placement à table, je suis tombé sur http://www.dooliz.com. Il permet de recupere sa liste de contact et de définir les invitations. c’est pas mal fichu ! Il y a meme le plan de table, les impressions (invite / table) pour l’afficher à l’entrée de la salle… et la création d’un mini site… reponse en ligne pour les inviter. Tout pour un bon suivi des invitations.

  • Ahhh, merci pour cet article, je me sens moins seule avec mes tableaux, mes calculs, mes probabilités de présence, etc, etc qui me valent des moqueries du marié!
    Je cherche (ou construit) actuellement un fichier pour bien calculer et maintenir notre budget selon les options que nous auront à choisir…

  • Je suis restée sur l’excel. Par contre la galère a été de faire faire les trucs au marié. Du coup j’ai utilisé http://make-me-do.it pour lui donner une todo list au fur et à mesure, ça lui envoyait des alertes facebooks et des mails 🙂

  • Bonjour, j’ai de la marge avant le jour J, dans 2 ans ça va XD, néanmoins je cherchais justement un tableau pour pouvoir prévisualiser les invités qui seront la ou non, … Mais je ne comprend pas la partie jaune de ton tableau, pourrais tu m’expliquer? Sinon top ! Merci d’avance.

    • Bonjour, Les tableaux, c’est bien mais franchement trop de risque d’erreur pour une telle organisation.
      Je suis allée voir et je valide le site de http://www.dooliz.com (merci au message de Al).
      Trop pratique, de la liste des invités à l’invitation en ligne, le mini site, les budgets, le plan de table, Bref, il y a tout en ligne. C’est top ! Il faut juste le prendre en main, comme un fichier Excel en fait.
      Voila, merci à tous ces conseils, j’ai trouvé mon bonheur !

  • Je suis pas dans le caca moi, si je comptais sur mes post-it avec des ébauches de bonnes adresses et idées… Je vais éteindre cet ordinateur et plonger ma tête dans une Häagen-Dasz d’un demi kilo. :'(

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