maison XVIII

L’hébergement de nos invités : casse-tête et solutions

Si tu te souviens bien, nous avons choisi un lieu un peu beaucoup au-dessus de notre budget de base et avec beaucoup de logements. Petit craquage, coup de cœur et finalement l’envie d’avoir tous nos invités tout un weekend au même endroit ont fini de nous convaincre.

Mais très vite, nous avons fait face à des soucis d’organisation pour les logements de nos invités. Le plan de table, à côté, c’était de la rigolade.

maison XVIII

Crédits photo : Photo personnelle

Maison du XVIIIe siècle

Tout est une question de nombre

Le château de Boucq nous offrait la possibilité d’avoir 70 couchages (des chambres doubles, des chambres twin, des suites avec salle de bain et des dortoirs) répartis dans plusieurs maisons (Maison du XVIII, Maison du belvédère, Chambres des chais, Maison du presbytère…). Le nombre de couchage nous semblait idéal, mais ce n’était qu’une estimation. Car en réservant le lieu à 2 ans de la date du mariage, tu te doutes que nous ne savions pas qui répondrait présent.

Et il faut savoir qu’il n’est pas possible de payer au nombre de lits occupés. Pour faire simple : c’est tout ou rien ! Alors pas question de laisser des chambres inoccupées dans une maison.

Pour inciter nos invités à dormir au château (et non à l’hôtel qui se situe à quelques kilomètres), nous leur avons fait une offre sur le prix des chambres. Nous avons fait des calculs d’apothicaire et des estimations du nombre de personnes qui resterait dormir : il était plus intéressant pour nous de faire payer les chambres moins cher à nos invités et de payer le reste de notre poche que prendre le risque d’avoir la moitié des chambres inoccupées. Nous avons fixé le prix à 25 euros par nuit par personne, et tout expliqué dans nos VFFP.

Dès les premières réponses, nous sommes donc partis dans un premier plan de chambre. Le dortoir : pour tous les cousins, cousines et célibataires ; les suites : pour nous, les parents, et les grands parents ; les chambres twin : pour les quelques couples d’amis qui accepteront de ne pas avoir un grand lit. Notre objectif était que chacun ait la chambre qui correspond le plus à ses besoins, le confort de nos invités étant primordial, même pour 2 nuits.

Et puis le drame arriva :

  • Mon père et sa famille ont préféré ne pas dormir au château pour s’installer toute une semaine dans un gîte à proximité… Or, nous avions estimé que la famille proche, venant de loin, resterait nécessairement au château, du vendredi au dimanche – voire au lundi -.
    6 personnes en moins à dormir… 6 lits potentiellement vides dont deux chambres doubles.
    Et nous étions un peu triste qu’ils ne profitent pas pleinement du weekend avec nous..
  • Pour des raisons de sécurité le dortoir, les chambres des chais et une suite familiale ne pouvaient plus être utilisés, ce qui faisait environ 15 lits en moins si je ne me trompe pas.
  • Nous avons récupéré des chambres dans une maison du village, mais pas sur le site même du château. Mais cela ne correspondait pas aux besoins : il s’agissait de chambres doubles, mais nous n’avions pas de dortoir pour tous nos jeunes à loger…

via GIPHY

Avec tout ça, nous étions perdus et n’arrivions plus à estimer le rapport couchage disponible/couchage nécessaire/type de chambre demandée.

Dans le doute, nous avons réservé 3 chambres à l’hôtel (annulées une semaine avant le mariage car nous n’en avons pas eu besoin).

Plan de chambre et casse-tête chinois

Mais les soucis ne s’arrêtent pas là.

Nous avons laissé à nos invités la possibilité de prendre jusqu’à 3 nuits. Nous nous retrouvons alors avec 3 groupes de personnes :

  • ceux qui prennent une nuitée (du samedi au dimanche),
  • ceux qui prennent deux nuitées (du vendredi au dimanche),
  • ceux qui prennent trois nuitées (du vendredi au lundi).

Nous avons eu la possibilité, pour le vendredi soir et le dimanche soir, de louer uniquement certaines maisons (mais attention, je précise : pour une maison prise, il faut payer toutes les chambres même vides !!). Tu vois le casse-tête ?

Mettre dans la maison X les personnes qui restent 3 jours, dans la maison Y les personnes qui restent 2 jours…
Ah mais zut zut zut ! dans le dortoir de la maison Z les personnes restent 3 jours mais les personnes des chambres doubles ne restent que 2 nuits. Et on ne peut pas déplacer la famille avec jeunes enfants car il n’y a qu’une suite familiale pour 4. Et maman vient de demander s’il y avait une chambre de disponible pour amie-d’enfance.

Le plan de nuit a changé jusqu’à 3 semaines avant le mariage.

Pour avoir une bonne visibilité, et pour modifier à volonté notre plan de chambre, nous avons listé l’ensemble des maisons avec leurs couchages et utilisé des post-it : en jaune la famille de la mariée, en orange la famille du marié, en rose un groupe d’amis qui reste 3 nuits, en bleu un autre groupe d’amis… (comme ça, on essaie aussi de regrouper des personnes qui se connaissent déjà).

répartition chambres

Crédits photo : Photo personnelle

La feuille, au format A0, a décoré le mur de notre séjour pendant tous les préparatifs, à côté de celle du plan de table.

plans

Crédits photo : Photo personnelle

Il n’est pas beau notre papier peint des préparatifs ?

Finalement, nous avons mis en priorité dans les suites parentales les parents et grand-parents, regroupé dans la même maison avec chambres doubles les personnes qui avaient une formule « 3 nuits ». Les personnes qui ne restaient qu’une nuit étaient dans la maison la plus éloignée, tous ensemble. Et nous avons demandé à deux personnes (à qui on pouvait se permettre d’en expliquer la raison) de changer de chambre pour la dernière nuit. Au final, notre distribution des chambres était certes discutable sur certains points, mais tout le monde a été satisfait (ça n’a pas empêché un cousin de dormir à la belle étoile parce que… ses parents avaient fermé la porte de la maison et qu’il n’a pas pu rentrer à 5 heures du matin !).

Faire en sorte que chacun trouve sa chambre

Il nous est arrivé, invités à un mariage, de n’avoir aucune indication pour trouver notre chambre et de devoir demander pendant le vin d’honneur. Nous ne voulions pas faire vivre cette situation à nos invités, et nous voulions être libérés de cette tâche le jour du mariage.

Et là où ça se complique, c’est quand pour accéder à une maison il faut passer par une autre, que certaines chambres ont une salle de bain sur le pallier à partager avec les autres habitants de la maison, que la chambre se trouve au troisième étage de la maison X au fond du couloir à gauche… Ouais, toi aussi tu te demandes comment donner toutes les informations ?

Nous avons créé des cartes de bienvenue nominatives (ou par couple), avec les indications nécessaires :

carton bienvenue

Crédits photo : Photo personnelle

Nous avons remis en main propre un carton aux invités qui arrivaient le vendredi.

Pour les invités n’arrivant que le samedi, nous avons missionné 3 de nos proches pour leur distribuer leurs cartons et leur indiquer leurs chambres (parce que nous n’aurions sûrement pas le temps de faire ça nous-mêmes). Bon, cette solution n’était pas sans faille… Au début de nos photos de couple, nous avons été interrompus par un couple qui n’avait eu aucune information et qui cherchait sa chambre (euuuuuuhhhhh, comment dire, ce n’est pas le moment-là !! ). À croire que certains n’ont pas pris à cœur leur rôle… (Grrrr). Mais au moins, la solution a vite été trouvée : « ta chambre ? je crois c’est jeune-homme qui a toutes les informations, il ne t’a pas encore dit ? « .

Alors, les hébergement pour tout le monde : bonne idée ?

Si tu souhaites te lancer dans cette aventure, honnêtement, je t’y encourage. Ça permet de profiter des invités (la journée passe trop vite, alors il faut au minimum un weekend), de s’assurer que tout le monde rentre sans soucis sur la route, et puis, après le gros shoot d’amour que tu reçois le jour J, cela permet de faire retomber doucement les émotions en prolongeant les festivités.

Mais, avant de te transformer en standardiste de chambres d’un château, n’oublie pas que ça va te prendre du temps et de l’énergie.

Je ne regrette pas. Certes, il y a toujours des personnes pour dire que le prix des chambres était trop cher, que les cloches de l’église attenante étaient bruyantes, que la décoration de la chambre n’était pas à leur goût, que la maison du village était trop loin… voire qui n’ont rien dit du tout, car tout le travail que nous avons fourni en amont, personne ne l’a su.

Mais nous n’avons eu aucun reproche sur le plan de chambre, les personnes qui sont restées 2 ou 3 jours étaient ravies et voulaient prolonger. Nous étions en vacances, hors du temps, bien loin de la Lorraine dans nos têtes. Et si nous n’avions pas eu ces couchages pour tout le monde, ça n’aurait pas été pareil.

Et toi, envisages-tu de loger tes invités sur le lieu du mariage ? Imagines-tu recevoir tes invités 3 jours pour en profiter pleinement ?

Bonjour, Je suis Madame Sirène et j'ai épousé Monsieur Triton le 20 juillet 2019. Un mariage de trois jours (rien que ça!) en Lorraine, dans un lieu magnifique auquel nous avons ajouté notre touche de décoration pour entrer dans le thème : un mariage marin (sans la mer). Ce qui semblait simple au départ sur le papier nous a réservé quelques surprises lors des préparatifs. Mais le tout pour notre plus grand plaisir et celui de nos convives, avec qui nous avons passé un week-end mémorable. N'hésite pas à me contacter par mail, je me ferai une joie de te répondre ;) mllesirene.chroniqueuse@gmail.com (cette adresse reste valide après la fermeture du blog le 31 mai 2020)

Commentaires

  • Avatar
    Madame Claddagh
    Répondre
    2 mai 2020

    Ohlala quelle galère !! Nous aurions beaucoup aimé trouver une salle qui propose des hébergements, mais malheureusement, l’abbaye n’avait qu’un gite avec 4 chambres doubles. Un autre gite qui pourrait héberger 15 personnes était en travaux, et le propriétaire nous avait dit qu’il ne serait pas terminé à la date de notre mariage. Du coup je me suis bien « amusée » à faire une liste d’hébergements dans les environs, pour tous les budgets, et tous les nombres… et au final… le gite a été terminé avant notre mariage, et ma belle famille aurait pu y loger sans problème (rire jaune) ! En tout cas, chapeau à vous pour l’organisation ! (et on avait le même papier peint plan de table dans notre cuisine ahah)

  • Avatar
    Madame Chaton
    Répondre
    2 mai 2020

    Mais comme je te comprends !! Nous aussi on avait 40 personnes à loger sur place et cela n’a pas été évident de choisir qui et de repartir les chambres pour que la plupart soient occupées au Max! Entre les chambres de 2/3/4 ou 5 ! J’avoue que pour nous aussi cela a été plus compliqué que le plan de table !! Pareil on a pris 2/3 logements en plus en dehors de cela et les gens trouvent encore à râler ! (On avait demandé aussi une petite participation de 25 euros) ce qui est rien quand on sait qu’une chambre coûte mini 160 euros dans notre domaine! Bref. Moi si c’était à refaire je crois que je ne logerai que les témoins et famille proche car plus t’en fait pour les gens et plus ils se permettent de râler je trouve… c’est triste mais vrai… enfin nous ceux qui logeaient sur place étaient mega contents. Mais tu as certains que l’on a logé ailleurs qui rallaient car pas sur place. Ou d’autres choses mis plus éloignés qui ne comprenaient pas pkoi on ne les logeait pas eux ! (Et qui du coup ne nous ont même pas fait de cadeau de mariage) bref désolée, je profite de ta chronique pour faire ma râleuse 🤣😅 voilà ça va mieux !! 😘

  • Avatar
    sereno
    Répondre
    2 mai 2020

    Cela me rappelle, ma sœur qui avais pris beaucoup de temps pour trouver un couchage pour notre famille portugaise (vivant en france et vivant au portugal) a chaque proposition toujours un truc a redire: trop cher, trop loin, pas ensembles…
    quand une partie de la famille a finis par valider des mobiles home dans un camping (a cause du prix essentiellement) le reste de la famille a râler que c’etais miteux (quand on veux du pas cher faut pas s’attendre a un palace)
    bref que des embrouilles

    moi ça ‘a servi de leçon, vous voulez venir au mariage ok mais moi je cherche pas a vous coucher il y a Google pour ça

      • Avatar
        sereno
        Répondre
        26 mai 2020

        pardon, je n’avais pas vu que tu m’avais répondu.

        non je ne prépare pas mon mariage, je suis mariée depuis 2014 (6 ans que je lis melle dentelle tout les jours…) 10 de mes invité on fait 1600 km, 15 ont fait 200km et 6 (dont les témoins) ont fait 800km. les 40 autres etais sur place
        donc oui ils avais besoin de se loger. les invites venant du Portugal et une partie des parisiens ont dormi a 1h de route du mariage, certains ont dormi en chambre d’hotes et un oncle a loger les témoins chez lui

        j’ai un caractère a ne pas aimer les prises de tête, si éventuellement le lieux de mon mariage aurai posséder des chambre j’aurai chercher a les remplir mais il y en avais pas. A partir de la pourquoi faire e que tout les gens maitrisant internet sont capable de faire….
        il est vrai aussi que je suis une personne introverti et que suis pas danse du tout donc l’ambiance au bout de la nuit pas du tout pour moi (mon mari encore pire), la moyenne d’age des invites d e notre mariage se situais aussi plutôt proche des 60 ans.
        Bref que la moitié de mes invité soit partie après la gâteau ne m’a pas poser de problème…j’ai ainsi pu moi même quitter la soirée pas trop tard

          • Avatar
            sereno
            26 mai 2020

            2/3 des invites étais la famille de mon mari ont a donc fait le mariage dans sa région natale

            du coup lui et moi aussi avons du faire 200km ….

  • Avatar
    Madame Pomme de Pin
    Répondre
    3 mai 2020

    Je confirme que la répartition des chambre est plus difficile que faire le plan de tables, lol. Tu as eu une chance extraordinaire si ton plan de chambres a été bouclé définitivement 3 semaines avant le mariage. Quand je pense que la proprio nous a tout fait chambouler à la dernière minute le JOUR du mariage à 9h du matin. Nous aussi on voulait profiter de nos invités sur place pendant un weekend entier et on avait payé pour ça. Et je n’ai pas eu le droit à ça 😭😭😭😭. Six mois après, on ressasse encore ce gros raté de notre mariage. La pilule n’arrive définitivement pas à passer. Au final pour vous, même si c’était casse-tête à répartir, vous avez eu ce que vous vouliez et ça avait l’air super.

  • Avatar
    Madame Wait
    Répondre
    26 mai 2020

    Je visualise tout à fait ton état comme Jessica Day quand elle stresse.
    Nous avons aussi choisi notre lieu parce qu’il avait pleins de logements. Chez nous par contre, il n’y avait que des lits individuels donc ça a résolu une partie du problème. Mais c’est sûr que c’est plus agréable d’avoir tout le monde dans les environs.

Poster une réponse