La prise de tête de l’agencement de la salle

Pour notre « dîner dansant », nous ne souhaitons pas placer nos invités, mais plutôt les laisser s'installer où bon leur semble, à la bonne franquette.

75% de nos invités sont des amis, qui se connaissent presque tous, et  nous aimerions nous marier dans une ambiance conviviale et dynamique, avec une formule à mi-chemin entre le cocktail dînatoire et le buffet assis. Donc un plan de table nous semblait loin d'être indispensable.

Autre argument de taille : pas de plan de table = zéro prise de tête ! Exit les soirées passées à repositionner les petits post-it sur un croquis et les pics de stress liés aux imprévus de dernière minute ! À nous la belle vie !!! 

Mouais… C'était sans compter sur le cousin germain de ce cher Plan de Table… Celui qui, bien que moins connu, n'en demeure pas moins redoutable pour les nerfs des futurs mariés… J'ai nommé : le Plan de Salle !!!

Autrement dit : comment agencer une salle décagonale (oui, décagonale) de 200 m², pour y loger à la fois 120 personnes, un grand buffet, un coin livre d'or, un podium de DJ et une grande piste de danse, tout en laissant assez de place pour que les gens puissent circuler sans se marcher dessus ???

Cerise sur le gâteau : les propriétaires du domaine ne louent pas de mobilier, il faut passer par un autre prestataire pour la location des tables et des chaises.

Avantage : la liberté de choix.
Inconvénient : la liberté de choix.

Et c'est là que commence la galère. Avec son lot de questions incontournables à se poser :

• Quelle forme pour les tables ? Rondes ? Carrées ? Rectangulaires ? Ovales ???
• Quelle taille ? 6, 8, 10 ou 12 places ?
• Quelle disposition ? Tables rondes ou carrées isolées ? Tables rectangulaires en banquet ? En épi ???
• Où placer les buffets ? Le DJ ?
• Quelle taille minimale pour la piste de danse ? Pour le podium ?
• Quelles sont les normes de sécurité à respecter ?
• Où nous placer, nous, les mariés ? À une table d'honneur, ou pas ?
• Y a-t-il assez de place pour caser une sweet table et/ou un bar en plus des buffets ?
• etc, etc.

Et avec son lot de contraintes à prendre en compte :

• Ne pas placer de table trop près des enceintes
• Ne pas entraver les déplacements des invités et des serveurs
• S'adapter à l'emplacement des prises de courant et des éclairages existants
• Respecter la distance minimale recommandée entre les tables
• Optimiser l'occupation de l'espace dans ce fichu DÉCAGONE, rrrhââââââââaaaa ψ¿¡Õ∩♠#◊ !!!
• etc, etc…

Finalement, j'ai réussi tant bien que mal à imaginer un agencement qui concilie à peu près tout ça, validé par le traiteur et le DJ, ouf…

Mais avant de te livrer le résultat de mes réflexions, j'aimerais te présenter mes nouveaux amis de la famille OUTIL, qui m'ont bien aidée pour concevoir mon plan de salle !

Dans la famille Outil, nous avons donc :

L' Outil Statistiques (le père)

Avant de s'embarquer pour de longues heures de réflexion et de prise de tête pour réussir à caser tous les invités dans la salle, pourquoi ne pas commencer par déterminer le nombre d'invités qui seront effectivement présents ?

Pour ma part, sur 120 personnes prévues initialement (118 invités + les mariés), j'ai retenu une hypothèse à peu près réaliste de 10% d'absence… Et j'ai donc conçu mon plan de salle sur la base de 108 personnes. Eh bien mine de rien, 12 personnes en moins, ça change toute la donne ! (Dans mon cas, cela équivaut à 2 tables en moins !)

Ceci dit, il y a encore plus simple : attendre que tous les invités aient répondu pour commencer à réfléchir à l'agencement de la salle. (Mais du coup, attendre également pour demander des devis de location de mobilier, pour faire le tri dans les inspirations de déco de table, etc.)

L' Outil Formes (la mère)

J'ai recensé les différentes formes de table que l'on peut installer dans une salle de réception. Ainsi que le nombre de convives qu'on peut installer autour de chaque table, en fonction de ses dimensions. Et les configurations les plus couramment associées à chaque forme.

Tu pourras lire plein d'infos à ce sujet sur le net, par exemple ici, ou alors là.

L' Outil Mesures (le grand-père)

Quelles sont les distances minimales à respecter entre les tables ? Entre les invités ? Par rapport à la scène ? Par rapport au buffet ?

De quelle longueur doit être le buffet ? Combien de mètres carrés par personne faut-il prévoir ? Etc.

J'ai trouvé les réponses à ces questions sur le net également, entre autres ici.

L' Outil Préconisations (la grand-mère)

Sur ce coup-ci, je remercie mon traiteur, qui m'a (re)mis en tête quelques règles de bienséance/savoir-vivre à ne pas oublier.

Par exemple : ne pas mettre les personnes âgées trop près de la scène ou du podium du DJ. Ou éviter que les serveurs soient obligés de slalomer sur la piste de danse pour accéder aux tables. Ou éviter aux invités de traverser toute la salle pour aller se servir au buffet.

L' Outil Ambiance (le garçon)

Outre les aspects « techniques » abordés via les outils précédents, j'ai essayé de prendre en compte l'incidence de l'ambiance recherchée sur l'agencement de la salle (et inversement).

Parce que l'ambiance ne sera pas forcément la même avec des tables rondes dispersées qu'avec des grandes tablées rectangulaires style banquet…

L' Outil Conception (la fille)

Une fois que j'avais toutes les cartes en main, je me suis donc lancée dans la phase de « conception » à proprement parler, c'est-à-dire la modélisation de l'agencement de la salle. D'abord avec le bon vieux papier et le stylo. Mais j'ai vite abandonné cet outil traditionnel, pas assez fun à mon goût…

J'ai ensuite essayé de représenter tout ça sur Powerpoint. Eh oui, je te rappelle que je suis une grande adepte de Powerpoint ! Je trouve cet outil informatique super méga utile et pratique pour plein de choses : faire-parts vidéo, faire-parts papier, guides pour les invités, éléments de déco… Mais en fait, pas pour le plan de salle !!! Suuuurtout pas !

Finalement, j'ai donc utilisé un logiciel d'aménagement intérieur (et là normalement, si ce n'était déjà fait, tu dois vraiment être en train de te dire que je suis une grande malade !), qu'on peut trouver facilement et gratuitement sur le net !

Honnêtement j'ai pris beaucoup de plaisir à utiliser ce logiciel, et j'ai fortement apprécié de pouvoir visualiser le résultat de mon imagination en 3D !

Alors bien sûr, rien n'est figé et il faudra peut-être que je rajoute ou que j'enlève une table au dernier moment. Mais dans l'idée, c'est à peu près ce que l'on voudrait comme style de configuration.

Un petit aperçu du rendu, sur lequel tu peux voir notre agencement en banquet (de toute façon des tables rondes, ça ne logeait pas), avec les buffets en vert, le coin livre d'or en orange, l'espace DJ en bleu, et des « gens » pour se rendre compte des dimensions :

Et pour toi, l'agencement de la salle de réception est-il synonyme de galère ? Quels outils pourrais-tu conseiller ? As-tu des contraintes particulières à prendre en compte, comme la forme de la salle ? Viens m'expliquer !